Afbeelding voor Verbeteren van proces leidt tot beter gesprek op inhoud
Afbeelding voor Verbeteren van proces leidt tot beter gesprek op inhoud
Hulp nodig?

Kees kan je verder helpen op het gebied van advies.

Mede omdat..
  • Maatwerk standaard bij ons is
  • 300+ tevreden klanten
  • Binnen 1 werkdag antwoord
Teamcoaching

Verbeteren van proces leidt tot beter gesprek op inhoud

Een casus uit de overheidssector

Afbeelding voor Verbeteren van proces leidt tot beter gesprek op inhoud

Aanleiding

In een gemeente zijn een projectgroep vanuit HR en een werkgroep van de OR in gesprek over de ontwikkeling van een nieuwe HR-regeling. Doel van de gesprekken is om tot een meer gedragen instemmingsaanvraag te komen. Uiteindelijk beslist de OR of hij wel of niet instemt.

Het gaat om een echt belangrijk onderwerp, zowel zeggenschap als medezeggenschap hechten hier veel waarde aan. Na een paar maanden loopt het overleg volstrekt vast. Op proces en relatie gebeurt er van alles. Een procesbegeleider van MEDE wordt uitgenodigd om te helpen dit gesprek weer vlot te trekken. 

Aanpak

Eerst gaat onze adviseur aparte gesprekken aan met de twee overlegpartijen, om tot een goede beeldvorming te komen. Daarna stelt hij voor om eerst met de programmamanager en de voorzitter van de OR-werkgroep samen te praten. Bij beiden blijkt er op relationeel niveau wat te winnen. Het gesprek is vooral verhelderend en een deel van de kou is al uit te lucht. 

Onze adviseur vraagt aan alle deelnemers (3 projectgroepleden van HR en rond de 7 leden van de OR-werkgroep) om huiswerk te maken. Hij vraagt naar hun verwachtingen:

  1. Wat heb jij persoonlijk nodig van jullie gesprekspartner(s) om jouw rol, in het overleg met jullie gesprekspartners, goed te kunnen invullen?
  2. Wat heb je daarvan ook gekregen en waardeer je, en wat heb je soms/vaak gemist en vind je vervelend/lastig? 
  3. Wat daarvan heb je – achteraf gesproken – onvoldoende met die gesprekspartners gedeeld, besproken, en afgestemd?

Zij sturen de antwoorden naar de adviseur die een overzicht maakt, die hij ter bespreking voorlegt in de eerste gemeenschappelijke sessie, nadat hij iedereen heeft gevraagd om even ‘in te checken’. Vervolgens nodigt hij de deelnemers uit hun verwachtingen toe te lichten, ontstaat de sfeer van een open verkenning. Al snel komt er verheldering, soms ook onbegrip. De interventies van de adviseur zijn altijd uitnodigend en begripvol in het doorvragen. Het ongemakkelijke gevoel in de groep ebt langzaam maar zeker weg, de ontstane patronen van onbegrip worden transparant voor beide kanten. Bij de check out wordt iets van opluchting ervaren.

Bij de start van de tweede sessie, al tijdens de check in, zien we even een kleine ‘terugval’ en is het weer even zoeken naar het gemeenschappelijke gevoel. Door specifiek te benoemen hoe de vorige sessie was afgerond, ontstaat er een besef van gemeenschappelijk eigenaarschap. Al snel kan geschakeld worden naar de inhoudelijke agenda. Deze wordt in korte tijd opgesteld en de eerste agendapunten worden behandeld. De adviseur begeleidt het gesprek nu alleen nog waar nodig. Soms even echt voorzittend, maar vaak ook bijna helemaal loslatend, om het eigenaarschap van het proces bij de groep te laten. 

Resultaat

Op de meerderheid van de bespreekpunten konden partijen zich inhoudelijk vinden. Op twee punten onthield de OR zijn instemming, maar dit bood ruimte voor onderhandeling. De OR heeft uiteindelijk ingestemd. De OR-werkgroep en het projectteam vanuit HR hebben samen dit proces geëvalueerd: er is veel van geleerd, ook voor toekomstige processen tussen HR en OR!

Deze expert werkte aan de casus

Marcel Daems werkte als procesbegeleider aan deze casus. Door volledig neutraal te blijven op de inhoud, schakelde hij tussen relatie en proces wat uiteindelijk zorgde voor een gedragen besluit.

MEDE omdat

we resultaat leveren door verbinding

Vragen over deze case?