Vergaderen: Wat is jouw obstakel & wie is jouw wolf?

Uit onderzoek blijkt dat gemiddeld Nederlanders ongeveer 25 % van hun werktijd besteden aan vergaderen, en percentage dat oploopt naar mate men in hogere managementposities terecht komt. Met al die tijd besteed in vergaderingen zou, je verwachten dat we ondertussen doorgewinterde en effectieve, efficiënte vergaderprofessionals zijn.

Helaas blijkt dat niet zo te zijn in veel gevallen, alhoewel we naarstig op zoek zijn naar hoe we die vergaderingen dan iets beter kunnen laten verlopen (Google; effectiever vergaderen, 55.800 resultaten), of op zijn minst iets beter kunnen verdragen (Google; hoe overleef ik mijn vergadering, 32.800 resultaten).

Wat effectief en efficiënt vergaderen zo lastig maakt? Naar ons inziens het feit dat effectief vergaderen uit zoveel verschillende facetten bestaat. Een aantal facetten bespreken wij hieronder, met een mooi ‘bursting your bubble’ component aan het einde (voor de ongeduldige lezers ;-)).

Herken jij deze obstakels in jouw vergadering, en heb jij ook jouw verstoorders (wolven) in beeld? Dan geeft dit artikel je wat mogelijke handvatten om ze te lijf te gaan!

In welke ruimtes voer jij je overleggen? Is er voldoende licht, beweegruimte, ventilatie, een goede temperatuurregulatie, zijn de ruimtes schoon en opgeruimd? Staan de juiste middelen tot je beschikking, werken ze en kun je ze bedienen?

Iedereen kent wel de voorbeelden van bedompte en slecht verlichte ruimtes waarin je op elkaar gepropt zit, waarbij de deur open moet voor de nodige zuurstof van tijd tot tijd. De flipovers die zijn volgeschreven, de stiften die het slecht doen, de beamer die nergens op reageert, of de conference call die slecht op gang komt, waarbij deelnemers te laat inbellen, ongenode gasten per ongeluk inbellen of dat de verbinding wordt verloren op cruciale momenten.

Regelmatig wordt er vergaderd over onderwerpen, waarbij je je kan afvragen of het te bespreken onderwerp wel past in de strategie van het team, of het doel van het overleg wel helder genoeg is voor alle deelnemers en welke resultaten worden verwacht aan het eind van de vergadering.

Het is dus passend om hier kritisch op te zijn. Waarom bespreken we dit onderwerp, past het wel in onze strategie, en bij deze deelnemers? Welk doel stellen we ons, en denken we dat we het resultaat kunnen behalen met elkaar, of missen we dan cruciale spelers die aan tafel dienen te zitten?

Kan ik persoonlijk wel bijdragen aan deze doelstelling, en is het passend voor mij om hier te zijn? En zo ja, moet ik er dan voor de volledige tijd bij zijn, of is mijn input alleen van belang op specifieke elementen? Het zijn vragen welke oprecht gesteld dienen te worden, zodat een goed vergaderproces vooraf wordt gewaarborgd.

Als het doel en de benodigde deelnemers helder zijn, is het verstandig om je te verdiepen in de overlegvorm en specifieke rollen en verantwoordelijkheden. Rollen die altijd slim zijn om (roulerend) in te vullen zijn de voorzittersrol, de notulist (al is het maar voor acties) en een gespreksbegeleider/observator.

Wat wil je bereiken in het overleg? Wordt er geïnformeerd, is een dialoog van belang, of dient het overleg duidelijk gestructureerd te zijn waarbij alleen bepaalde ‘rollen’ op specifieke momenten spreken, om bijvoorbeeld verantwoording af te leggen? Is het van belang dat de deelnemers gezamenlijk beelden vormen, oordelen vormen of besluiten nemen?

Bij bepaalde overlegvormen is het dan ook interessant om juist te gaan staan in plaats van de gaan zitten, om hulpmiddelen als whiteboard of flipovers beschikbaar te hebben, of om juist geen hulpmiddelen of stoelen /tafels ter beschikking te hebben.

Voor de meeste overleggen is het verstandig om de rollen met elkaar te definiëren, concreet vast te leggen en regelmatig te evalueren, zodat deelnemers precies weten wat er wordt verwacht op welk moment.

‘Structuren lokken gedrag uit’ , is een zin die wij veelvuldig horen en bezigen als begeleiders van overleggen. Belemmerend gedrag kan dus, in ieder geval ten dele, worden veroorzaakt door belemmerende structuren.

Het is dus belangrijk om oog te hebben voor de structuren die je gebruikt. Dat geld ook voor het gebruik van bijvoorbeeld overlegagenda’s, actielijsten, notulen en presentaties. Zorg ervoor dat deze middelen helder en duidelijk zijn, zodat deelnemers per direct begrijpen wat er van ze wordt verwacht.

Geef bijvoorbeeld in de agenda per onderwerp het doel voor bespreking aan, eventueel met overlegvorm en benodigde voorbereiding van (specifieke) deelnemers. Zo is voor alle deelnemers duidelijk wat er wordt verwacht, van wie, op welk moment, en waarom. Deze gezamenlijke kennis heeft ook een stimulerend effect op de betreffende deelnemers die met naam benoemd worden.

Bovenstaande geld ook voor actielijsten. Maak een actielijst overzichtelijk en bij voorkeur niet te lang. Acties horen niet lang op een actielijst ‘vast’ te staan, maar regelmatig te worden afgehandeld, waardoor er ruimte ontstaat voor een andere, of opvolgende actie.

Zorg er dus voor dat jouw actielijst SMART is, dat het voor iedereen duidelijk is waarom de actie wordt genomen, en dat de actie relatief behapbaar is en snel wordt opgelost. Eigenaarschap en motivatie om iets op te pakken/ af te ronden wordt bevorderd door ‘en public’ de actie-eigenaar zelf zijn actie en deadline te laten formuleren, binnen gestelde kaders. Voor de echte actielijstenthousiastelingen zou je zelfs nog kunnen werken met een RAG-systeem (red-amber-green) voor een duidelijk overzicht.

Hoe gaan we met elkaar om als team voor, tijdens en na een vergadering? Wat voor ‘klimaat’ streven we na? Je kan dit soort afspraken zo ‘down-to-earth’ of hoogdravend maken als jezelf nodig vindt, zolang jullie als deelnemers zelf jullie ‘gouden regels’ begrijpen en nastreven.

Soms vergeten teams zelf hun gemaakte ‘mores-afspraken’; zorg ervoor dat ze zichtbaar zijn, en gaan leven.

Simpel beginnen met mores-afspraken voor vergaderingen? Start eens met ‘we starten op tijd’, gevolgd door ‘we zijn allen op tijd’, ‘we zijn voorbereid’, ‘we volgen de agenda’, ‘we laten ons niet storen/afleiden door telefoon/laptop of anderen’ , ‘we gebruiken een actielijst’, ‘ we laten elkaar uitpraten’ en ‘we sluiten de vergadering op tijd af’.

Zo, met de bovenstaande obstakels onder controle gaan we natuurlijk een prachtig effectief en efficiënt overleg tegemoet, hoor ik je denken. Sorry to burst your bubble there, nu begint het pas echt!

Het belangrijkste in het efficiënt en effectief vergaderen, is hoe de deelnemers van het overleg bovenstaande facetten hanteren, en hoe er geïntervenieerd wordt op afwijkingen van de gestelde normen. Goed interveniëren begint met het signaleren van zichtbaar afwijkend gedrag, een gepaste en goed getimede respons, onderling begrip (empathisch vermogen), en het kunnen hanteren van een zeker niveau van spanning.

Niet iedereen in een team is even rolvast of signaleert even makkelijk afwijkingen in gedrag. Wat de een registreert als een stevige afwijking, is een ander wellicht niet eens opgevallen. Dat is niet erg, iedere deelnemer heeft nou eenmaal zijn eigen talent en focus, waarmee hij of zij bijdraagt in de vergadering.

De kunst van het blijvend effectief en efficiënt vergaderen is het ‘real-life’ balanceren tussen alle bovenstaande facetten en aanwezige talenten, en om vervolgens genoeg ruimte te geven om op een constructieve manier de afwijkingen in de ‘vergadermores’ te signaleren en bespreken. Een laagdrempelige mogelijkheid om hiermee te starten is om ter afsluiting van het overleg het overleg kort gezamenlijk te evalueren op een aantal ‘mores-punten’.

Zoals je ziet is het een hele lijst geworden. Mocht je denken; Ik zie door de bomen het bos niet meer, hier toch even hulp bij nodig! Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen, dan proberen we je veilig door het bos te loodsen!

Succes op jullie ‘vergaderpad’, en wellicht tot binnenkort.

Annette Tas is een en ervaren, doelgerichte en ontwikkelingsgerichte trainer en teamcoach (binnen de medezeggenschap), die diverse teams op een vakkundige manier begeleid richting een duurzaam resultaat. Een belangrijk onderdeel binnen haar rol is het begeleiden van teams in het leren voeren van een effectief overleg.

Sanne mom is een ervaren, creatieve en ontwikkelingsgerichte teamtrainer & trainingsactrice,  die jarenlang vergaderingen en teamgesprekken heeft gefaciliteerd om een duurzame, resultaatgerichte samenwerking binnen teams tot stand te brengen. Kenmerkend voor haar werkwijze is het creëren van ruimte voor plezier en onderling respect voor elkaars eigenheid.