Tools voor interactie in de online vergadering

Geen ondernemingsraad kon er omheen in het afgelopen jaar: sinds de uitbraak van COVID-19 is online werken en vergaderen de norm geworden. Daar zitten voordelen aan van meer zakelijk vergaderen, minder reistijd en sneller overleggen plannen. Een jaar verder zijn de meeste OR-teams wel gewend aan de online vergaderingen en wordt er zelfs gesproken over een hybride situatie in de post-coronatijd. Online vergaderen is een blijvertje als het gaat over de korte overleggen. Maar het heeft ook nog wel aandachtspunten.

Belangrijke klacht die wij horen over het online vergaderen is dat de interactie volledig lijkt te verdwijnen. Je kunt blij zijn met de korte en de meer zakelijke vergaderingen. Maar als dat volledig ten koste gaat van de interactie, dan is dat een onwenselijk effect. In een online vergadering vraagt de interactie meer voorbereiding en het inzetten van tools. Want je kunt niet zomaar even kletsen met de buurman. Of tijdens het koffiemomentje even snel iets doorgeven aan de voorzitter. Als je niets regelt heb je een vergadering met alle deelnemers op het beeldscherm en staar je een hele vergadering naar kleine hoofdjes waarvan er één praat. En dan wordt het, zoals de voorzitter zei die ik vanmorgen sprak ” wel heel erg een one-man show.” Meer interactie in de online vergadering is een grote wens van veel OR-en.

Hieronder vind je mogelijkheden om de online vergadering interactiever te maken en de ondersteunende tools.
1. Werken in kleine groepjes
2. Polls en onderzoek inzetten
3. Visualiseren van brainstorm en besluitvorming
4. Samenwerken aan resultaat

De eerste stap naar meer interactie is het gaan werken met kleine groepjes. Heel geschikt bij de eerste bespreking van een onderwerp, het doorpraten over een voorstel, even bijpraten hoe het gaat of…………. In een kleine groep kun je je microfoon open laten en makkelijker met elkaar praten. Het lijkt meer tijd te kosten maar als je het op een goede manier inzet, merk je dat OR-leden actiever zijn betrokken bij de vergadering, minder moe zijn aan het einde van de vergadering omdat ze actief hebben kunnen deelnemen en dat er ook weer veel meer wordt opgehaald. Zeker als je het combineert met een tool voor brainstormen en besluitvorming die we hieronder gaan bespreken.

In de meeste overlegtools zijn inmiddels mogelijkheden om te werken met breakout rooms (Teams, Zoom, Web-Ex). Het werkt ook heel goed om parallelle vergaderingen aan te maken, waar de OR-leden virtueel naar kunnen verhuizen als klein groepje.

Een leuke manier van het actief betrekken van de OR-leden bij de vergadering is om gebruik te maken van de mogelijkheden van een online poll of onderzoek. Heel goed te gebruiken bij onder andere een peiling of de OR-leden het eens zijn met een voorstel van het DB (eens-oneens), of bij de beeldvorming over een onderwerp(welke aspecten vind je belangrijk). Met een paar vragen en een druk op de knop zie je hoe de OR-leden erover denken en dat kun je dan vervolgens oppakken in de vergadering. Een poll of onderzoek kun je tijdens de vergadering uitzetten, maar ook voorafgaand aan de vergadering.

Er zijn verschillende tools die je hiervoor kunt gebruiken. Zoom en Teams hebben een functie om een poll uit te zetten. Als een poll niet beschikbaar is in de vergadertool, zijn er verschillende andere aanbieders die gebruikt kunnen worden. Veelgebruikte tools voor een poll zijn Kahoot! en Mentimeter. Voor een wat uitgebreider onderzoek kunnen surveymonkey en google forms worden ingezet.

Het was tijdens een live-vergadering al opletten, maar online raak je veel informatie kwijt: tijdens een vergadering wordt altijd meer gezegd dat vastgelegd. De ambtelijk secretaris zet niet alles in de notulen. En dat hoeft ook niet, want je kunt het vastleggen van ideeën prima online organiseren. Er zijn een aantal Tools (Mural, Miro, Padlet) die werken als een whiteboard of flipover. Alle ideeën kunnen daarop worden verzameld, vastgelegd, meegenomen en uitgewerkt. In te zetten tijdens de vergadering, maar ook als voorbereiding op een onderwerp. Binnen deze tools zijn ook templates beschikbaar, die je met een kleine aanpassing kunt gebruiken. Bijvoorbeeld mindmaps voor een brainstorm of een feedbackgrid voor evaluatie. En als wat je zoekt er niet bijzit, kun je heel makkelijk een eigen opzet maken.

Als het gaat om besluitvorming heeft Mural de mogelijkheid om te stemmen. Dus als je als team hebt gebrainstormd over een aanpak en bent gekomen tot drie mogelijke opties met voor- en nadelen, dan kun je na een discussie stemmen op de optie van je voorkeur. Een heel handig en snel inzicht hoe de OR-leden erover denken. Als je dit een keer inzet is je vergadering niet meer saai!

Met het inzetten van online tools in de vergadering raken OR-leden gewend aan het gebruik ervan. En dan zijn de mogelijkheden met deze tools nog veel groter dan alleen tijdens de vergadering. Want mural en vergelijkbare tools kun je ook gebruiken voor planning, uitwerkingen van projecten, voortgang bijhouden en nog veel meer. Naast een tool voor vergaderen kunnen ze worden ingezet als basis voor een professionele online werkwijze. En daarmee kan de OR ook in deze tijd resultaatgericht werken.

Iedereen snakt naar het moment dat we weer fysiek kunnen vergaderen. Maar betekent dat dat we dan niets meer zullen gebruiken van de hierbovengenoemde online tools? Als wij met OR-en hierover spreken geven de OR-en die inmiddels een weg hebben gevonden in het online werken aan dat ze graag het beste van beide werelden willen behouden. Dus fysiek waar kan en nodig, maar online oplossingen voor efficiëntie én voor een betere resultaatgerichte samenwerking. En als je breder in de maatschappij kijkt lijkt dat ook het sentiment: we blijven thuiswerken, alleen niet meer elke dag. En we gaan niet meer voor een uur overleg vier uur reizen maar videobellen.

Dus als je het bovengenoemde nog niet of zeer beperkt inzet, start daar dan mee en breid het uit. De vergaderingen verbeteren direct! En als je al wel tools inzet, denk er dan alvast eens over na welke je wilt blijven gebruiken en hoe je ze wilt inzetten als jullie straks weer live kunnen vergaderen. Niet terug maar vooruit!

Mocht je hierover meer willen weten, neem gerust contact op een van ons

Marcel Daems, trainer en procesbegeleider .

Annette Tas, coach en trainer MEDE