Rondetafelgesprek Sociale Veiligheid

Als er nog geen sprake is van sociale onveiligheid, wat zijn dan aandachtspunten?

Alert reageren
Vaak zijn de eerste signalen zwak. Het gaat vaak om een enkeling. En wat moet je er dan mee als OR? Kijk meteen of die medewerker zijn verhaal kwijt kan bij de geëigende kanalen: leidinggevende, vertrouwenspersoon, enz. En stel het eventueel niet functioneren daarvan wel aan de orde.

Een infrastructuur
Van de OR-leden die er al middenin zitten leren we hoe belangrijk het is om een goede infrastructuur op het gebied van sociale veiligheid. En die ook goed te onderhouden.  Juist als er nog niets aan de hand is. Onderdelen van die infrastructuur:

• een vorm van regelmatig medewerkerstevredenheidsonderzoek
• een onafhankelijke (buiten de organisatie!) vertrouwenspersoon
• een solide klachtenprocedure
• een stevige band met de overlegpartner (informeel overleg)
• een regelmatig contact met de Raad van Toezicht/Raad van Commissarissen

Spelregels
Helpen duidelijke werkafspraken bij het voorkomen van sociale onveiligheid? Dit soort spelregels helpen wel om elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag. Ook in een vroeg stadium. Tegelijk wil je het liefst dat samenwerken zonder al te veel formele regels gaat. Beter wat ruime kaders met enkele op arbeidsethos gebaseerde uitgangspunten. Spelregels hebben overigens ook lopend onderhoud nodig. Het werk en de organisatie veranderen immers snel.

In de OR
Een bron van onveiligheid binnen de OR kan zijn dat OR-leden of db-leden heel lang blijven zitten en met hun overwicht aan ervaring vrijuit spreken belemmeren. Een structuuroplossing is het beperken van de zittingstermijn van OR-leden in het reglement. Beter is misschien om in de werkwijze nieuwe OR-leden steeds actief uit te nodigen mee te doen, vragen te stellen en het woord te voeren.

Als het om db-leden gaat, zou ook een open db-zetel of een roulerend db-lid vastroesten van een db kunnen voorkomen.

Actief aanbieden van training om de gespreksvaardigheid en vergadervaardigheid te ontwikkelen helpen ook.

Als de eerste klachten er zijn, als er voor het eerst over sociale onveiligheid gesproken wordt. Wat is dan handig en verstandig?

De toon maakt de muziek: vraag op een vasthoudende manier aandacht van bestuurder, of management voor de signalen, maar stel je open op als het om de inhoud gaat: schort als OR je oordeel op.

Kaart signalen aan in een vroeg stadium via informeel overleg. Geef de bestuurder ruimte om zelf te onderzoeken en maatregelen te nemen. Een openbare, genotuleerde setting maakt het gesprek een stuk moeilijker en de kans op escalatie groter.

Stel niet uit: als de klachten een langer leven gaan leiden, terwijl ze niet worden geadresseerd, dan nemen de emoties exponentieel toe. Dus a snel in gesprek, met betrokkenen, en leidinggevende. Wees kritisch op de manier waarop klachten worden opgepakt en geadresseerd.

Wees terughoudend. Luid roepen dat er sociale onveiligheid is, kan op zijn beurt bijdragen aan de sociale onveiligheid.

Als sociale onveiligheid eenmaal een thema is geworden, en iedereen een kant aan het kiezen is. Dan kan het best moeilijk zijn om het aan de orde te stellen. Er zijn vier redenen waarom het moeilijk is.

1. Omdat het vaag is: hoe erg het is en hoe het er uitziet hangt van beleving af. Er wordt in de organisatie waarschijnlijk heel verschillend over gedacht. En voor je het weet gaat het er alleen maar over of het nu wel of niet een echt probleem is.

Wat helpt: om het te zien als een (arbo-)risico: voor een aantal medewerkers is het onveilig. Die beleven dat zo, en dat maakt het voor hen een welzijns-, of veiligheidsrisico. Dus niet voor iedereen.

Kunnen we het erover hebben hoe we dat risico: verkleinen?

2. Omdat het explosief is:een onveilige situatie straalt hoe dan ook af op de bestuurder/het management. Het heeft vaak te maken met de stijl van leidinggeven. En voor je het weet ligt de vertrouwenskwestie dan op tafel. Met alle schade van dien.

Wat helpt: stel eerst vast dat de gegroeide situatie een ieders verantwoordelijkheid is, en dat we er alleen uit kunnen komen door het openlijk te bespreken. Geef aan: we hebben kritiek, we moeten harde noten kraken, maar we willen nadrukkelijk met elkaar verder.

3. Omdat het persoonlijk is: of je je veilig voelt of niet, en hoe direct je bent in de feedback die je geeft, is sterk gebonden aan je persoonlijkheid, de manier waarop je dingen ervaart of oe je tegen dingen aankijkt. Mensen voelen zich vaak heel persoonlijk aangesproken. Emoties liggen dicht aan de oppervlakte. En paradoxaal genoeg heb je dan een veilige situatie nodig om het over onveiligheid te hebben.

Wat helpt: schep een reservaat. Organiseer een gesprekssetting ver van de vergaderrealiteit om nu eens te bespreken wat je echt dwars zit. Organiseer ruimte om er goed voor te zitten. Haal er een buitenstaander bij die zich helemaal op het gesprek kan focussen.

4. Omdat het normatief is: we spreken al gauw over “grensoverschrijdend gedrag.” En het lastige is dan, dat we dat per definitie niet kunnen accepteren. En dat zit een goed gesprek over de bronnen van sociale onveiligheid in de weg.

Wat helpt: probeer het gesprek volgens de gulden regels van elkaar feedback geven te organiseren. Als het onveilig voelt: breng onder woorden: waar heb ik dan last van? En nodig de ander uit om zelf na te denken hoe dat te voorkomen.