Ondernemingsraad, zand of smeerolie in de HR-machine?

Veel HR-professionals zullen het wel herkennen. Je bent druk bezig geweest beleid te ontwikkelen en uit te denken en dan moet het als laatste stap nog langs de ondernemingsraad. Vaak wordt dat als een vertragende factor ervaren en er is de mogelijkheid dat je met weerstand te maken krijgt. Mogelijk wordt het beleid zoals bedacht ook nog ter discussie gesteld als de ondernemingsraad het niet met de inhoud eens is. Dat kan soms voelen alsof een deel van je werk voor niets is geweest. Zorg ervoor dat de ondernemingsraad smeerolie wordt in de HR-machine!

Zeker nu er door COVID-19 veel verandert binnen organisaties en ook in het leven van medewerkers, is het des te meer van belang zijn nieuw beleid zo vlot mogelijk ingevoerd kan worden. Daarvoor is van belang dat de samenwerking met de ondernemingsraad soepel verloopt. Als HR-professional kun je hier invloed op hebben. Wij geven je daarvoor graag aantal tips.

Officieel is de een bestuurder van het bedrijf de gesprekspartner van de ondernemingsraad . In de praktijk heeft HR een grote rol in zaken die aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Zorg daarom als HR-afdeling dat je rechtstreeks contact hebt met de ondernemingsraad, bijvoorbeeld door de HR-commissie van de ondernemingsraad, of een werkgroep die met het onderwerp bezig is, te spreken. Als je verbinding maakt met de ondernemingsraad zal er hoogstwaarschijnlijk ook vertrouwen groeien. Als de ondernemingsraad vertrouwen heeft dat het beleid op een zorgvuldige manier tot stand is gekomen zullen zij eerder geneigd zijn het goede ervan in te zien en mee te schakelen. Op die manier zorg je ook dat de ondernemingsraad op de hoogte blijft en zich straks niet overvallen voelt als het voorgenomen besluit op de agenda verschijnt.

Informeel overleg in de vorm van informatie uitwisselen kan nooit kwaad, maar stem met de bestuurder af, als de uitwisseling op onderhandelen gaat lijken. Geef je leiding aan een HR-afdeling? Spoor dan ook HR-adviseurs die aan een specifiek onderwerp werken aan om vroegtijdig contact te zoeken met een of meer OR-leden. Op die manier kun je als het ware ambassadeurs van jouw beleid binnen de ondernemingsraad creëren.  

In de praktijk kan er een dynamiek ontstaan dat de ondernemingsraad en de werkgever tegenover elkaar lijken te staan. De ondernemingsraad wordt op afstand gehouden zodat er hopelijk zo min mogelijk kritische vragen worden gesteld of de ondernemingsraad bekijkt alle informatie die wordt verstrekt door een oog van wantrouwen.

Uiteindelijk hebben de ondernemingsraad, HR, de medewerkers en het bestuur allemaal hetzelfde belang: een zo goed mogelijk functionerende organisatie. Daar heeft iedereen baat bij en kunnen alle partijen van profiteren. Stel daarom in de communicatie richting de ondernemingsraad van nieuw of aangepast beleid voorop hoe dit de gemeenschappelijke belangen dient. OR-leden zullen dan minder snel hun eigen persoonlijke overwegingen de overhand laten nemen in hun reactie op het voorgestelde beleid.

Bij het maken van HR-beleid is het van belang dat dit aansluit bij de praktijk, zodat het niet alleen een papieren werkelijkheid blijft. Ook als je probeert medewerkers ergens in mee te krijgen. Bijvoorbeeld in het geval van een reorganisatie (denk aan herplaatsing in een andere functie of het instemmen met een beëindigingsovereenkomst), dan kan de ondernemingsraad ook helpen het proces te versoepelen. Vanuit HR kun je de ondernemingsraad vragen bij de betreffende werknemers te informeren wat specifiek voor hen belangrijk is. Zo kun je van meet af aan de plannen vanuit HR zo goed mogelijk afstemmen op de behoeften van die werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een goed opleidingsbudget/-plan in plaats van een hogere ontslagvergoeding. Ander voorbeeld: als een nieuwe manier van personeelsgesprekken voeren wordt voorbereid, vraag aan de ondernemingsraad of ze vooraf de behoefte van de medewerkers inventariseren, zodat je weet wat medewerkers van de gesprekken verwachten. Op die manier kan de ondernemingsraad input leveren op het door u te ontwikkelen beleid. Daarop zijn uiteraard vele variaties mogelijk, maar het gaat erom dat je zo goed mogelijk de aansluiting weet te vinden zodat – ook wanneer het beleid nadelige consequenties heeft voor werknemers – er zoveel mogelijk draagvlak voor is en zo min mogelijk weerstand oplevert.

Aan het begin van een project zal het wat extra aandacht en afweging in de manier van aanpak vragen. Maar als de verbinding met de ondernemingsraad eenmaal is gelegd, kan wat als zand in de machine voelde veranderen in smeerolie. Als HR-professional kun je in samenwerking met de ondernemingsraad sneller en beter geïnformeerd raken. Nu de ondernemingsraad bij het totstandkomingsproces betrokken is geweest is de kans dat aan het eind van de rit nog hobbels in de weg zitten, aanzienlijk kleiner. Zo krijg je dus resultaat door verbinding.

Mocht je hierover meer willen weten, neem gerust contact op met mij of mijn collega’s.

Saskia de Schutter, trainer/ coach