Hybride werken en Arbo

Geplaatst op 27 mei 2020

Leestijd 15 min

De meeste kantoororganisaties zijn er nu mee bezig: hybride werken. Beleid wordt ontwikkeld, regelingen opgesteld. In de afgelopen periode waarin Corona ons normale ritme en werk beïnvloedde is er veel tussen de vier muren van huisgezinnen gebeurd. Iedere kenniswerker die thuis heeft moeten werken heeft daar ervaringen mee. Positief, negatief, ergens ertussenin. Het heeft allerlei aspecten. Arbeidsvoorwaardelijk (tijd, geld, tools), combineren van werk en privé, en niet in het minst ook op het gebied van arbeidsomstandigheden. De belangrijkste punten lichten we hier toe en geven aan wat de ondernemingsraad hiermee kan.

1. Veiligheid

Het is inmiddels waarschijnlijk dat uw organisatie wordt gehackt. Het gebeurt met grote regelmaat, en af en toe bemachtigen de hackers daarbij gegevens waarmee ze uw werkgever onder druk kunnen zetten. Dat is ook voor de medewerkers niet zonder risico’s. Soms worden er personeelsgegevens bemachtigd, die voor de hackers op twee manieren interessant kunnen zijn.

Ze kunnen dreigen de buitgemaakte gegevens op internet te zetten, zodat alle privacygevoelige gegevens van uw collega’s op straat liggen. En ze kunnen de bestanden door verkopen aan bendes die daarmee allerlei vormen van identiteitsfraude kunnen plegen. Met alle gevolgen van dien voor de medewerker die daardoor getroffen wordt.

Nu kun je stellen dat de kans dat dit gebeurt niet heel groot is, maar het effect voor de betrokken medewerker is wel heel groot. Die kan met grote schulden en dure juridische procedures te maken krijgen. Alle reden om vanuit de OR te kijken hoe de personeelsgegevens beheerd en beveiligd worden. En het risico tot een minimum te beperken.

2. Checks and balances

De AVG schrijft voor hoe de werkgever met privacygevoelige gegevens om moet gaan. Het principe is dat je terughoudend moet zijn met wat je aan gegevens verzamelt, bewaart en bewerkt. Als het niet nodig is, dus ook niet registreren en opslaan.

Een tweede uitgangspunt is dat het voor de betrokkenen duidelijk moet zijn welke gegevens, waarom onder welke condities worden opgeslagen en verwerkt. Om dat waar te maken is het nodig voor iedere registratie een regeling op te stellen, waarin is vastgelegd wie, waarom met welke gegevens aan de slag kan.

Een derde aandachtspunt is de zorgvuldigheid. Is voldoende geborgd dat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens, dat misbruik is uitgesloten en dat voldoende wordt gedaan om kwaadaardige pogingen om toegang te krijgen te voorkomen?

De AVG gaat er vanuit dat de medewerkers van wie we gegevens opslaan hier zicht op hebben en hierbij betrokken worden. In de praktijk is het vaak de OR die dat namens de medewerkers doet. De OR heeft dus een belangrijke rol in de checks and balances. De OR moet toezien op terughoudendheid, transparantie en zorgvuldigheid.

In sommige organisaties is er een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld, die een onafhankelijke rol heeft en ook toeziet op het zorgvuldig bewerken van privacygevoelige gegevens, van klanten en medewerkers. Het is natuurlijk handig om de FG een stevige plek in het netwerk van de OR te geven. Want dat is een expert, die de OR-leden de ins- en outs van de regelgeving kan bijbrengen. En omgekeerd kan de FG kan soms een zetje in de rug gebruiken van een OR. Want de FG heeft een weliswaar een stevige onafhankelijke positie, maar niet een instrument als het instemmingsrecht.

Wil je op weg geholpen bij het oppakken van het hele privacyvraagstuk? Aarzel niet om te bellen. En als het helpt komen we graag een keer langs om de situatie in jullie organisatie te bespreken.

Je kunt Nico Siffels benaderen via nsiffels@mede.nl of 06 52736395

Nico Siffels

Tips voor de OR

We zien dat de OR regelmatig zijn rol onderschat bij het voeren van overleg en invloed uitoefenen op dit onderwerp.

Allereerst is het van belang dat de OR goed in beeld krijgt wat de behoeften en ervaringen van de medewerkers zijn. Vergeet daarbij vooral ook niet om de leidinggevenden hierin te bevragen. Zij spelen straks een belangrijke rol bij het regelen van de samenwerking en de afspraken die we over thuiswerken willen maken. Zet een enquête uit en/of voer een aantal groepsgesprekken. Wees daarin open en onbevooroordeeld en empathisch. Vraag door, geef aan dat je goed luistert, maar sympathiseer niet te veel mee. Het gaat erom dat je vooral informatie ophaalt, die een goed beeld bieden op wat medewerkers prettig en belangrijk vinden, maar ook aangeven welke valkuilen zij zien. Ervaringen die zicht bieden op wat mogelijk en onmogelijk is in de praktijk. Maar ook vragen die zij hebben, behoeften aan duidelijkheid of vrijheid. Probeer als OR-leden niet je eigen ervaringen te veel leidend te laten zijn.
Daarnaast heeft de OR met zijn instemmingsrecht op Arbo-regelingen een stevige positie. Het crisisgevoel van het begin van de Coronaperiode, is nu wel voorbij. Het kan geen reden meer zijn om de directie dezelfde ruimte te geven die toen nodig was om snel maatregelen te kunnen nemen. Dit keer mogen we verwachten dat de de zaken goed regelen en afstemmen. Immers, nu maken we afspraken voor de langere termijn. Probeer in de regelingen ruimte te krijgen voor individuele en privé-omstandigheden van werknemers. Door hybride werken is de scheiding tussen privé en werk niet zo strikt meer. Werknemers moeten kunnen schakelen tussen de omstandigheden thuis en de behoeften van het werk. Tegen die achtergrond is een verplichting tot thuiswerken in het algemeen een slecht idee.
Denk aan een actuele Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Daarin wordt het kantoor (een nieuwe inrichting, of nieuwe verdeling van werkplekken) opnieuw tegen het licht gehouden met het oog op Corona. Daarbij is het vooral van belang om voldoende concentratie- en overlegplekken te hebben. Focus hier dus op de herinrichting van het kantoor. Op de RI&E en het daaruit voortvloeiende Plan van Aanpak is instemming vereist.
Denk ook aan de manier waarop de thuiswerkplekken Arbo-verantwoord worden doorgelicht en aangepast. Het gaat dan in feite om vele ‘mini-Ri&E’s’. De thuiswerkplek is een door werkgeversbeleid mogelijk gemaakte werkplek. Ook op deze regeling heeft de OR instemming. Let erop dat preventiemedewerkers voldoende tijd hebben (evt. versterkt met externe inhuur), om de regeling goed te kunnen uitvoeren.
Vraag frequenter informatie over ontwikkeling van ziekteverzuim, en spreek de bedrijfsarts iets regelmatiger. Houd een vinger aan de pols op de vraagstukken zoals de psychosociale arbeidsbelasting, waar we het eerder over hadden.
Vraag de bestuurder om een werkgroep in te richten die het hybride werken monitort. Zorg dat dit minimaal jaarlijks gebeurt. Neem als OR deel aan deze werkgroep. Laat deze werkgroep ook contact onderhouden met bedrijfsarts, vertrouwenspersoon en/of bedrijfsmaatschappelijk werk.

Vragen? Neem gerust contact met me op!

Kijk op onze pagina advies over hybride werken!

Marcel Daems, trainer en adviseur bij MEDE

Meer weten? Bel of mail me!

06 – 527 13 786 mdaems@mede.nl