Afbeelding voor Hybride werken en Arbo
Afbeelding voor Hybride werken en Arbo
Hulp nodig?

Rieneke kan je verder helpen op het gebied van advies.

Mede omdat..
  • Maatwerk standaard bij ons is
  • 300+ tevreden klanten
  • Binnen 1 werkdag antwoord
AdviesArboOndernemingsraad

Hybride werken en Arbo

Afbeelding voor Hybride werken en Arbo

De meeste kantoororganisaties zijn er nu mee bezig: hybride werken. Beleid wordt ontwikkeld, regelingen opgesteld. In de afgelopen periode waarin Corona ons normale ritme en werk beïnvloedde is er veel tussen de vier muren van huisgezinnen gebeurd. Iedere kenniswerker die thuis heeft moeten werken heeft daar ervaringen mee. Positief, negatief, ergens ertussenin. Het heeft allerlei aspecten. Arbeidsvoorwaardelijk (tijd, geld, tools), combineren van werk en privé, en niet in het minst ook op het gebied van arbeidsomstandigheden. De belangrijkste punten lichten we hier toe en geven aan wat de ondernemingsraad hiermee kan.

Ergonomisch werken: geven en nemen

Arbobeleid komt tot stand door samenwerking tussen werkgever en werknemer. Beiden hebben daarin belangrijke plichten. Zo moet de werkgever voor een veilige en gezonde werkomgeving zorgen en de werknemer hierin instrueren, voorlichten en faciliteren. En de werknemer moet meewerken, instructies opvolgen, en zelf ook signalen afgeven als zaken niet goed geregeld zijn.

Met betrekking tot gezond werken op de thuiswerkplek gelden geen andere regels dan op kantoor. De instelling van bureau en stoel moeten goed afgestemd zijn op het werkblad en het beeldscherm. Hoe kan de werkgever ervoor zorgen dat de thuiswerkplek afdoende is ingeregeld?

Als er blijvend thuis gewerkt wordt, ook als is het voor een paar dagen, dan ligt het voor de hand dat de werkgever ergonomische aanpassingen voor de werkplek thuis vergoed. Uitgaande van het feit dat er minder kantoorwerkplekken komen, komen er dus bureaus, stoelen en beeldschermen vrij. Deze kunnen onder (een deel van) de medewerkers worden verdeeld. Maar…..die voorraad is niet onuitputtelijk.

De werkgever moet ook zicht hebben op de kwaliteit van de werkplekken. We zien in de praktijk vaak de volgende oplossing: de medewerker krijgt een checklist mee om zijn thuiswerkplek te beoordelen, vult deze in en legt deze voor aan de preventiemedewerker/ergo-coach. Deze beoordeelt de werkplek, doet aanbevelingen waar nodig. De werknemer volgt deze op en vervolgens kun je als preventiemedewerker weer vaststellen dat de werkplek ergonomisch op orde is. Het is daarbij geven en nemen: de werkgever zal nooit helemaal zicht krijgen op wat er achter de voordeur gebeurt, en niet iedere werkgever zal een ideale werkplek krijgen. Beiden hebben er immers ook baat bij.

Er zit echter meer aan de werkplek vast dan alleen de instelling van bureau en stoel. Denk ook aan de omgeving: licht en geluid. Licht valt snel op te lossen met een goede lamp, maar die moet dan ook voldoende en goed licht verspreiden over het werkblad. Daarnaast is er geluid. Denk dan vooral aan geluid dat invloed heeft op de concentratie. Vergelijkbaar met het ‘gekakel’ in een kantoortuin. Als de kinderen of de partner ook geluid produceren en je hebt geen eigen afgesloten werkplek, kan dit al snel gevolgen hebben voor de mate waarin stress wordt ervaren. Bijvoorbeeld als je in een MS TEAMS overleg gestoord wordt door rondrennende kinderen, een huilende baby, of omdat tegelijkertijd je partner ook in een MS TEAMS-overleg zit. Hier is vooral de werknemer aan zet: de verstoringen zitten in zijn privé-leven. Dat maakt tegelijk duidelijk dat hybride werken niet kan betekenen dat werknemers verplicht worden thuis te werken. Sommigen zullen een werkplek thuis niet voor elkaar krijgen en moeten dus welkom zijn op een werkplek op kantoor.

Afbeelding voor Ergonomisch werken: geven en nemen

Psychosociale arbeidsbelasting

Waar ergonomie vaak redelijk eenvoudig ingeregeld en gefaciliteerd kan worden, is dat met psychosociale arbeidsbelasting heel anders. Dat is een wolk waarin heel veel verschillende aspecten van thuiswerken besloten liggen. Veel uiteenlopende factoren spelen een rol. We noemen hieronder de belangrijkste:

  • Regelruimte: kan de medewerker zijn/haar werk voldoende zelf regelen, of is er veel afstemming en contact met anderen nodig? Hoe zit het dan met de bereikbaarheid van die anderen als je thuiswerkt?
  • Verantwoordelijkheid: voelt de medewerker zich gecontroleerd door leidinggevende en/of collega’s? Wordt het inloggen thuis gemonitord? Of wordt de medewerker vooral beoordeeld op het resultaat? En omgekeerd: voelt de medewerker zich dusdanig verantwoordelijk dat hij/zij 24/7 bereikbaar is of wil zijn? Welke druk wordt hierin ervaren?
  • Steun: ontvangt de medewerker voldoende steun van leidinggevende en collega’s? Zijn er voldoende contactmomenten en zijn deze ook gericht op sociaal-emotionele aspecten of alleen zakelijk? Eenzaamheid is een risico dat duidelijk aanwezig is. Beweegt de leidinggevende voldoende mee zodat de medewerker een optimale werk-privé-balans ontwikkelt? En is er voldoende aandacht voor begeleiding van de medewerker?
  • Werkdruk en werktijd: hoe ervaart de medewerker de werkdruk? Is hij/zij in staat werk en privé goed te scheiden? Wordt er thuis systematisch langer doorgewerkt? Neemt de medewerker thuis wel voldoende pauze? Heeft de medewerker ruimte om te ‘spelen’ met werktijden en daardoor de verdeling over zorg voor kinderen en werk nog beter te organiseren?
Afbeelding voor Psychosociale arbeidsbelasting

Hybride: thuis én op kantoor

En dan zijn we vervolgens afwisselend op het werk of op kantoor. Hoe gaan we dat regelen?

Op kantoor is er misschien een schaarste aan werkplekken. In het begin allicht ook door het nog lang doorwerken van de 1½ meter regels.  Dat betekent dat we misschien willen regelen wie er hoe vaak op kantoor kan komen werken. Houden we dan voldoende rekening met individuele omstandigheden of de omstandigheden thuis? Het is van belang dat medewerkers voldoende vrijheid hebben om wat keuzemogelijkheden te hebben in de dagen waarop zij thuis of op kantoor werken. De beschikbaarheid van kinderopvang op bepaalde dagen speelt daarbij vaak een rol.

En natuurlijk de planning van (fysieke) overleggen op kantoor. Hoe krijgen we het voor elkaar dat teams elkaar op de (vaak: flexibele-) werkplekken wel kunnen ontmoeten? Mag je bij een overleg ook ‘inloggen’ op afstand als de rest op kantoor zit? En wordt dit hybride vergaderen technisch voldoende gefaciliteerd?

En wat betekent dit voor het aantal beschikbare werkplekken op kantoor en de manier waarop we die inrichten? In veel kantoorgebouwen zijn grote open ruimten ontstaan met flexplekken. Maar misschien willen we taken die concentratie vragen wel liever thuis doen. Meer ruimte voor elkaar ontmoeten en overleggen dus.  Maar een deel van die ontmoetingen zullen digitaal zijn: meer geluiddichte kamertjes om de Zoomen?

Marcel Daems trainer MEDE

Tips voor de OR

We zien dat de OR regelmatig zijn rol onderschat bij het voeren van overleg en invloed uitoefenen op dit onderwerp.

  • Allereerst is het van belang dat de OR goed in beeld krijgt wat de behoeften en ervaringen van de medewerkers zijn. Vergeet daarbij vooral ook niet om de leidinggevenden hierin te bevragen. Zij spelen straks een belangrijke rol bij het regelen van de samenwerking en de afspraken die we over thuiswerken willen maken. Zet een enquête uit en/of voer een aantal groepsgesprekken. Wees daarin open en onbevooroordeeld en empathisch. Vraag door, geef aan dat je goed luistert, maar sympathiseer niet te veel mee. Het gaat erom dat je vooral informatie ophaalt, die een goed beeld bieden op wat medewerkers prettig en belangrijk vinden, maar ook aangeven welke valkuilen zij zien. Ervaringen die zicht bieden op wat mogelijk en onmogelijk is in de praktijk. Maar ook vragen die zij hebben, behoeften aan duidelijkheid of vrijheid. Probeer als OR-leden niet je eigen ervaringen te veel leidend te laten zijn.
  • Daarnaast heeft de OR met zijn instemmingsrecht op Arbo-regelingen een stevige positie. Het crisisgevoel van het begin van de Coronaperiode, is nu wel voorbij. Het kan geen reden meer zijn om de directie dezelfde ruimte te geven die toen nodig was om snel maatregelen te kunnen nemen. Dit keer mogen we verwachten dat de de zaken goed regelen en afstemmen. Immers, nu maken we afspraken voor de langere termijn. Probeer in de regelingen ruimte te krijgen voor individuele en privé-omstandigheden van werknemers. Door hybride werken is de scheiding tussen privé en werk niet zo strikt meer. Werknemers moeten kunnen schakelen tussen de omstandigheden thuis en de behoeften van het werk.  Tegen die achtergrond is een verplichting tot thuiswerken in het algemeen een slecht idee.
  • Denk aan een actuele Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Daarin wordt het kantoor (een nieuwe inrichting, of nieuwe verdeling van werkplekken) opnieuw tegen het licht gehouden met het oog op Corona. Daarbij is het vooral van belang om voldoende concentratie- en overlegplekken te hebben. Focus hier dus op de herinrichting van het kantoor. Op de RI&E en het daaruit voortvloeiende Plan van Aanpak is instemming vereist.
  • Denk ook aan de manier waarop de thuiswerkplekken Arbo-verantwoord worden doorgelicht en aangepast. Het gaat dan in feite om vele ‘mini-Ri&E’s’. De thuiswerkplek is een door werkgeversbeleid mogelijk gemaakte werkplek. Ook op deze regeling heeft de OR instemming. Let erop dat preventiemedewerkers voldoende tijd hebben (evt. versterkt met externe inhuur), om de regeling goed te kunnen uitvoeren.
  • Vraag frequenter informatie over ontwikkeling van ziekteverzuim, en spreek de bedrijfsarts iets regelmatiger. Houd een vinger aan de pols op de vraagstukken zoals de psychosociale arbeidsbelasting, waar we het eerder over hadden.
  • Vraag de bestuurder om een werkgroep in te richten die het hybride werken monitort. Zorg dat dit minimaal jaarlijks gebeurt. Neem als OR deel aan deze werkgroep. Laat deze werkgroep ook contact onderhouden met bedrijfsarts, vertrouwenspersoon en/of bedrijfsmaatschappelijk werk.

 

Vragen? Neem gerust contact met me op!

Kijk op onze pagina advies over hybride werken!

Marcel Daems,  trainer en adviseur bij MEDE

Meer weten? Bel of mail me!

06 – 527 13 786   mdaems@mede.nl

 

Afbeelding voor Tips voor de OR