Afbeelding voor Gemeentelijke samenwerking: varianten
Afbeelding voor Gemeentelijke samenwerking: varianten
Hulp nodig?

Marcel kan je verder helpen op het gebied van advies.

Mede omdat..
  • Maatwerk standaard bij ons is
  • 300+ tevreden klanten
  • Binnen 1 werkdag antwoord
AdviesOndernemingsraad

Gemeentelijke samenwerking: varianten

Ondernemingsraden en gemeentelijke samenwerking

Afbeelding voor Gemeentelijke samenwerking: varianten

In deze derde blog over gemeentelijke samenwerking zoomen we in op de varianten in gemeentelijke samenwerking en de aandachtspunten die hieruit voortkomen. Zowel inhoudelijk als procesmatig en wat dit voor de ondernemingsraad aan uitdagingen vormt. We kijken vooral naar de vier meest voorkomende varianten: de herindeling, de ambtelijke fusie en de gemeenschappelijke regeling op deelterreinen en de centrumgemeente.

1. Veiligheid

Het is inmiddels waarschijnlijk dat uw organisatie wordt gehackt. Het gebeurt met grote regelmaat, en af en toe bemachtigen de hackers daarbij gegevens waarmee ze uw werkgever onder druk kunnen zetten. Dat is ook voor de medewerkers niet zonder risico’s. Soms worden er personeelsgegevens bemachtigd, die voor de hackers op twee manieren interessant kunnen zijn.

Ze kunnen dreigen de buitgemaakte gegevens op internet te zetten, zodat alle privacygevoelige gegevens van uw collega’s op straat liggen. En ze kunnen de bestanden door verkopen aan bendes die daarmee allerlei vormen van identiteitsfraude kunnen plegen. Met alle gevolgen van dien voor de medewerker die daardoor getroffen wordt.

Nu kun je stellen dat de kans dat dit gebeurt niet heel groot is, maar het effect voor de betrokken medewerker is wel heel groot. Die kan met grote schulden en dure juridische procedures te maken krijgen. Alle reden om vanuit de OR te kijken hoe de personeelsgegevens beheerd en beveiligd worden. En het risico tot een minimum te beperken.

2. Checks and balances

De AVG schrijft voor hoe de werkgever met privacygevoelige gegevens om moet gaan. Het principe is dat je terughoudend moet zijn met wat je aan gegevens verzamelt, bewaart en bewerkt. Als het niet nodig is, dus ook niet registreren en opslaan.

Een tweede uitgangspunt is dat het voor de betrokkenen duidelijk moet zijn welke gegevens, waarom onder welke condities worden opgeslagen en verwerkt. Om dat waar te maken is het nodig voor iedere registratie een regeling op te stellen, waarin is vastgelegd wie, waarom met welke gegevens aan de slag kan.

Een derde aandachtspunt is de zorgvuldigheid. Is voldoende geborgd dat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens, dat misbruik is uitgesloten en dat voldoende wordt gedaan om kwaadaardige pogingen om toegang te krijgen te voorkomen?

De AVG gaat er vanuit dat de medewerkers van wie we gegevens opslaan hier zicht op hebben en hierbij betrokken worden. In de praktijk is het vaak de OR die dat namens de medewerkers doet. De OR heeft dus een belangrijke rol in de checks and balances. De OR moet toezien op terughoudendheid, transparantie en zorgvuldigheid.

In sommige organisaties is er een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld, die een onafhankelijke rol heeft en ook toeziet op het zorgvuldig bewerken van privacygevoelige gegevens, van klanten en medewerkers. Het is natuurlijk handig om de FG een stevige plek in het netwerk van de OR te geven. Want dat is een expert, die de OR-leden de ins- en outs van de regelgeving kan bijbrengen. En omgekeerd kan de FG kan soms een zetje in de rug gebruiken van een OR.  Want de FG heeft een weliswaar een stevige onafhankelijke positie, maar niet een instrument als het instemmingsrecht.

Afbeelding voor 2. Checks and balances

OR aan de slag!

Er zijn dus drie goede redenen om actief met de privacy van de medewerkers bezig te zijn. Dat kan je doen door te vragen naar de regelingen die er zijn rond de registraties. En als die niet bestaan, erop aan te dringen dat die worden gemaakt. Je kan een discussie starten met de medewerkers over wat zij als billijk, zorgvuldig en veilig ervaren en op grond daarvan wijzigingen in de regelingen voorstellen. Bij nieuwe of gewijzigde regelingen heb je het instemmingsrecht om je inbreng kracht bij te zetten.

Het is handig om een aantal OR-leden zich in de materie te laten verdiepen, zodat je kennis opbouwt over de spelregels, en ervaring opdoet waar je bij het instemming verlenen op letten moet. Die OR-leden kunnen dan ook het netwerk van de OR versterken door medewerkers van IT en HRM die met deze materie bezig zijn regelmatig te spreken. Zo blijf je op de hoogte en krijg je professionele input.

Het is een beetje zoals veel ondernemingsraden nu de arbo-zaken aanpakken.

Over de beveiliging van digitale gegevens is specialistische kennis nodig. Die zal niet in de OR voorhanden zijn. Ook de werkgever zal hiervoor experts inhuren. Vraag dan of je hun adviezen kunt inzien, of huur zelf contra-expertise in. Daarvoor is het belangrijk genoeg.

 

 

Wil je op weg geholpen bij het oppakken van het hele privacyvraagstuk? Aarzel niet om te bellen. En als het helpt komen we graag een keer langs om de situatie in jullie organisatie te bespreken.

Je kunt Nico Siffels benaderen via nsiffels@mede.nl of 06 52736395

Nico Siffels adviseur MEDE

Ambtelijke fusie

Hoe is het om in plaats van voor één gemeente voor twee of drie of meer gemeenten te werken? En dat niet op één beleidsterrein, maar op alle, volgens het in 2002 door professor Korsten ontworpen Samen En Toch Alleen (SETA)-concept. Een aantal van de ambtelijke ‘SETA’- fusies:

  • BEL (Blaricum, Eemnes, Laren), 2008
  • De Kompanjie (Veendam, Pekela) 2011
  • OVER-gemeenten (Wormerland-Oostzaan) 2012
  • Bestuursdienst Ommen-Hardenberg 2012
  • Duivenvoorde(Wassenaar-Voorschoten) 2013
  • UW Samenwerking (IJsselstein, Montfoort) 2013
  • BAR-organisatie (Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk) 2014
  • HLT Samen (Hillegom, Lissen, Teylingen) 2017

De ervaringen zijn wisselend. Dat heeft te maken met een aantal factoren: de politieke steun die er vanuit de gemeenten is voor deze bijzondere constructie. Die bepaalt in grote mate of zij ook echt willen samenwerken of dat zij nog exact dezelfde dienstverlening op maat willen of ook bereid zijn om sommige zaken te harmoniseren ten behoeve van doelmatigheid en efficiëntie. Ook heeft het te maken of de politieke opdrachten door het management voldoende wordt vertaald naar de ambtelijke organisatie. Voor met name de beleidsmedewerkers levert het vaak extra werkdruk op, zeker als zij meer dan één heer moeten dienen. Er is ook vaak sprake van een extra tussenstation in de opdrachtverlening, een zogenaamde ‘strategische stafunit’, die de politieke opdrachten afstemt met de ambtelijke organisatie. Met name de colleges hebben daar behoefte aan, het lijkt er dan op dat de afzonderlijke colleges er niet zomaar meer vertrouwen in hebben dat hún wensen voldoende terugkeren in de adviezen en producten die geleverd moeten worden door de fusieorganisatie.

Diezelfde organisatie wordt bij de start vaak belast met een efficiencytaakstelling zonder dat de vraag vanuit de opdrachtgever daar goed op is afgestemd. Het gedeelde eigenaarschap leidt niet zelden tot meer afstand nemen en ‘opdrachten over de schutting gooien’. Het vergt veel van de ambtelijke top om de organisatie in bescherming te nemen. Bij de nieuwe organisatie kan uit verschillende topstructuren worden gekozen. Soms met een aparte directeur die als opdrachtnemer optreedt, maar inmiddels vormen de gemeentesecretarissen vaak gezamenlijk een centrale directie. De secretarissen wisselen elkaar dan af in het voorzitterschap van die directie. Voor ondernemingsraden is dat wennen, want de WOR-bestuurder wisselt dan vaak ook elk jaar.

Afbeelding voor Ambtelijke fusie

Centrumgemeente

Bij een centrumgemeente draagt een kleinere gemeente één of meerdere (of alle) taken over aan een grotere gemeente (de ‘centrumgemeente’). Met de taken gaat ook het personeel geheel over. Vaak gebeurt dit in de aanloop via een detacheringsovereenkomst, maar deze wordt daarna vaak omgezet in een dienstverband bij de centrumgemeente. Mens volgt werk is dan het principe, maar het inpassen van de medewerkers van de kleine in de grote organisatie vraagt wel extra aandacht.

Het bekendste voorbeeld uit het verleden was de Gemeente Ten Boer die uitvoering van taken en personeel overdroeg aan de grote buur Groningen. (Inmiddels is een herindeling op handen, waarbij Ten Boer ‘ingelijfd’ wordt door Groningen). Andere voorbeelden zijn: Beemster en Purmerend, Losser en Enschede.

In heel Nederland wordt dit concept veel toegepast sinds de decentralisatie van het sociaal domein (Wmo, participatiwet en jeugdzorg) naar gemeenten. Met name de uitvoering van deze taak (vaak voortvloeiend uit de reeds uitbestede taak van sociale dienst) wordt al overgedragen aan de grotere gemeenten.

n onze laatste blog gaan we in op een aantal specifieke aandachtspunten met betrekking tot de personele gevolgen van de gemeentelijke samenwerking.

Marcel Daems trainer MEDE

Vragen naar aanleiding van onze blogs?

Onze collega Saskia is onder andere verantwoordelijk voor de blogs. Ze beantwoordt graag je vragen!

Mede omdat

onze blogs uitdagen en je laten nadenken

Nieuwsgiering?