Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad Overleg Publicatie

De professionele rol voor de ambtelijk secretaris in coronatijd

een nieuwe uitdaging in tijden van online vergaderen

Geplaatst op 8 april 2021

Leestijd 5 min

Op 5 maart organiseerde VASMO (de beroepsvereniging voor ambtelijk secretarissen) een webinar waar ruim 60 leden aan deelnamen. Het webinar werd inhoudelijk verzorgd door MEDE in samenwerking met SL-impact. Thema was het veranderende ondernemingsraadlandschap als gevolg van Corona. Dit heeft een forse verandering van werkwijze tot gevolg: van fysieke bijeenkomsten naar online samenwerken. Deze blog gaat over een van de twee workshops die we verzorgden: de professionele rol van de ambtelijke secretaris.

Ervaringen

We inventariseerden de ervaringen en de vragen die hieruit voortkomen. Sommige ambtelijk secretarissen stelden vast dat het online overleg naast zijn beperkingen ook zorgt voor een effectiever overleg. In een beperktere vergadertijd kom je sneller tot de kern komen en zonder lange discussie gaat de besluitvorming sneller. Het opsteken van het handje in Zoom of Teams zorgt voor meer discipline en geeft het de spreker vervolgens meer rust. In een online vergadering ontstaat vaak een andere dynamiek ontstaat. Het is voor de voorzitter makkelijker om OR- leden te onderbreken.

Naast de onverwachte voordelen van het online vergaderen, was er ook herkenning bij elkaar dat er ook zaken worden gemist. De digitale omgeving maakt het lastiger om scherp waar te nemen wat er op procesniveau gebeurt. Met alleen de kopjes op het beeldscherm zijn non verbale signalen minder duidelijk of zelfs afwezig. Soms zie je dat OR-leden sneller afgeleid zijn en met andere zaken bezig zijn op telefoon of i-pad.

Behoefte aan goede tools

Een aantal ambtelijk secretarissen hadden nog weinig inzicht in de rijke schakering aan tools die ingezet kunnen worden om het werk van de OR online goed te ondersteunen. De ervaringen waren vooralsnog beperkt tot: “we gebruiken MS TEAMS, of Webex, of Zoom”. De extra mogelijkheden die deze tools bieden worden nog niet uitputtend benut en andere handige tools bleken nog redelijk onbekend. De mogelijkheden voor het vergroten van de interactie en het gebruik van online tools wordt verder toegelicht in de blog Tools voor online vergaderen.

Uitdagingen voor de Ambtelijk Secertaris

Het nieuwe normaal, waarbij we in de toekomst een soort mix krijgen van online en ook fysiek werken, daagt de ambtelijke secretaris nog meer uit om als ‘verbindingsofficier’ op te treden en die focus op het organiseren van verbindingen te versterken. Wat zijn die uitdagingen?

Het individueel contact maken: een op een contact hebben met OR-leden en het DB. Organiseren van korte afspraken om even bij te praten. Met name om ervoor te zorgen dat mensen in beeld zijn/blijven. Dat hoeft de AS niet perse zelf te doen, maar daarbij wel het DB attenderen op deze noodzaak. Omdat het informele contact niet meer vanzelfsprekend is.
Bevorderen samenwerking: het ondersteunen van de OR met het aanreiken van tools en methoden die de samenwerking online ondersteunen. Het gaat dan om de veelheid van tools in beeld krijgen, de voor- en nadelen zien en keuzen voorstellen.
Aandacht voor de informele omgang: het organiseren van momenten dat de OR-leden met elkaar ook aandacht besteden aan het teamgevoel. Variërend van online koffiemomentjes tot een online escape room!
Inwerken van nieuwe OR-leden: speciale aandacht, aansluitend op de eerste. In fysieke vergadermomenten gaat alles vloeiender, mensen nemen eerder initiatief om hulp te bieden. In het nieuwe normaal zul je het meer moeten organiseren, een buddy- of mentorsysteem afspreken en het meer structureren.
Keuzes maken in de hybride situatie: de AS kan het DB en de OR adviseren over de verschillende vormen in de hybride situatie. Bijvoorbeeld: het gebruiken van online tools ook in fysieke bijeenkomsten die ondersteunend zijn voor bijvoorbeeld brainstorms en besluitvorming.

Nieuwe normaal competenties

We presenteerden in de workshop een aantal competenties met toelichting waarom juist deze competenties in het nieuwe normaal van belang zijn:

Flexibel gedrag: op een andere manier schakelen doordat in een digitale omgeving samengewerkt wordt. Het vraagt meer organiseren, er ontstaat soms ook een hogere snelheid van handelen vanuit de OR.

Omgevingsbewustzijn: in een dynamische, crisisachtige situatie met veel onzekerheden, is het van belang dat je goed geïnformeert bent over landelijk beleid/richtlijnen en hoe deze zich vertalen binnen de eigen sector/organisatie.

Luisteren: in de online omgeving vraagt het extra aandacht voor OR-leden die mogelijk afhaken. Goed luisteren en doorvragen is essentieel om de verbinding goed te houden.

Initiatief: nieuwe situatie vraagt nieuwe ideeën, nieuwe oplossingen en daartoe initiatief nemen.

Samenwerken: in de online omgeving wordt een extra beroep gedaan op deze competentie. Dat kan plenair zijn, maar ook in werkgroepen.

Coachen: doordat er weinig fysieke momenten zijn, kan het cement tussen het team afbrokkelen. Signaleer deze patronen, maak ze bespreekbaar en bevorder het zoeken naar verbetermogelijkheden. Ook kan het gaan om individuele OR-leden die in de online omgeving dreigen af te haken of extra steun nodig hebben.

Voortgangscontrole: focus houden op wat echt belangrijk is, en bewaken dat er voortgang geboekt wordt, ook al is de samenwerkingsomgeving anders dan daarvoor.

Via deze LINK vind je een uitgebreide beschrijving van deze competenties. En een reflectievraag die je helpt stil te staan bij waar jij als ambtelijk secretaris staat en waar mogelijke ontwikkelpunten liggen. Mocht je daar vragen bij hebben: schroom niet contact met ons op te nemen:

Kees Roest, trainer MEDE

Annette Tas, coach en trainer MEDE