De OR en AVG: OR let op uw zaak!

Dat dilemma komt voort uit de strengheid van de Arbowet- en regelgeving. Die regelt dat de werkgever verantwoordelijk is voor het inrichten van ergonomisch verantwoorde werkplekken, en dat hij ook aansprakelijk is voor schade die daar bij het uitvoeren van het werk uit kan voortvloeien. In de praktijk betekent dat, dat de werkgever moet zorgen voor goede spullen en voorlichting moet geven over het juiste gebruik ervan. En hij moet zicht houden op het juiste gebruik en ingrijpen als werknemers onverhoopt de spullen niet, of niet juist gebruiken.

En nu verschuift die werkplek ineens achter de voordeur. Daar heeft de werkgever er geen zicht op, en hij kan ook moeilijk afdwingen dat hij er zicht op krijgt. En als dat al zou kunnen, dan levert dat een vervelende inbreuk in de privé-omgeving van de werknemer op. We zullen straks zien dat de werkgever een eind kan komen met het juridisch regelen van zijn aansprakelijkheid, maar in de praktijk is de ijzeren logica van de Arbowet bij thuiswerken moeilijk vol te houden.

Voor de ondernemingsraad is het een dilemma:  aan de ene kant willen ze natuurlijk gezond werken bevorderen en toezien op een goede naleving van de wet- en regelgeving. Ze willen kortom dat werkplekken aan alle ergonomische randvoorwaarden voldoen. Ze willen dat medewerkers optimaal worden gefaciliteerd als het gaat om hun werkplek. En dat willen ze niet alleen: ze kunnen het ook afdwingen, want de bevoegdheden van de OR op het gebied van de arbeidsomstandigheden reiken ver.

Maar: aan de andere kant willen ze medewerkers zoveel mogelijk ruimte geven om te kiezen. Of ze thuis- of op kantoor willen werken. Voor veel medewerkers is gedeeltelijk thuiswerken een uitkomst. Het scheelt veel belastende reistijd, en het maakt in het spitsuur van het leven het combineren van werk en zorgtaken een stuk makkelijker. Medewerkers willen dus in veel gevallen (in elk geval gedeeltelijk) thuiswerken, en vragen de OR om te gaan voor het optimaliseren van de mogelijkheden.

En dat staat met elkaar op gespannen voet. Als we ideale werkplekken thuis willen naast ideale werkplekken op kantoor, én als we de kwaliteit van de werkplekken thuis waterdicht willen regelen, dan dwingen we de werkgever haast om het thuiswerken te beperken, of zelfs te verbieden.

De digitalisering is natuurlijk een geleidelijk proces. In de afgelopen decennia hebben we papieren dossiers in digitale bestanden zien veranderen, hebben we de verspreiding van smartphones, tablets en laptops meegemaakt, en gezien hoe inlogcodes en toegangspasjes ingevoerd werden. Meer onlangs zijn zaken als digitale personeelsplanning, e-HRM en het werken in de cloud gemeengoed geworden. Al die bewegingen leidden tot nieuwe vormen waarop persoonsgegevens worden verzameld, gelogd en bewerkt.

Maar de afgelopen jaren hebben we een ware digitale spurt beleefd door de pandemie en het gedwongen op afstand werken. In no-time werd software ingevoerd gericht op digitaal vergaderen, het delen van gegevens in de cloud en het delen van agenda’s, workflows, enz. De grote tech-bedrijven als Microsoft en Google hebben onze werkgevers allerlei vormen van de z.g.  bedrijfsportals verkocht.

En dus is het opletten geblazen voor de ondernemingsraad. Er zijn hier twee vragen van belang. De eerste is: wat loggen deze toepassingen als het gaat om tot de persoon te herleiden gegevens? Waar we zijn? Wanneer we in- en uitloggen? Welke websites we bezoeken in werktijd, of misschien ook na werktijd? De mogelijkheden voor deze portals zijn bijna onbegrensd, omdat alle devices van alle medewerkers aan alle data geknoopt worden. Het is natuurlijk niet gezegd dat de werkgever er op uit is de medewerkers zo dicht op de huid te zitten, maar als de mogelijkheden er zijn, dan moeten we voor iedereen transparant regelen wat wel en niet verzameld en gebruikt wordt.  En in veel organisaties ontbreekt dat nog.

Een tweede is: welke persoonsgegevens zijn voor de tech-bedrijven beschikbaar? En wat mogen zij er mee doen? Hier gaat het er dus om welke op de persoon gerichte commercials de medewerkers kunnen verwachten als ze van de bedrijfsportals gebruik maken. Dit ligt vast in de leveranciersovereenkomst. In de praktijk zijn er maar enkele arrangementen waar de werkgever gebruik van kan maken en die komen erop neer dat veel van de data door de tech-bedrijven voor allerlei doeleinden gebuikt kan worden. Misschien is er voor de werkgever dus niet veel keuze, maar hoe dan ook moeten de gemaakte keuzes voor de medewerkers transparant worden. Ze moeten weten waar ze aan toe zijn.

We zullen dus, zoals zo vaak in dit polderland, moeten leren geven en nemen. Laten we beginnen met de arbowetgeving en de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een ergonomisch verantwoorde werkplek. Hoe duidelijk dat ook is als je het puur juridisch bekijkt, in de praktijk wordt dat heel verschillend ingevuld.

Sommige werkgevers gaan niet verder dan het verstrekken van een paar richtlijnen en vinden het verder prima, anderen nemen hun verantwoordelijkheden heel serieus. Ze laten de werknemer een uitgebreide verklaring ondertekenen over de eigen verantwoordelijkheid bij het juiste gebruik van de werkplek, laten hem een foto of filmopname van de werkplek opsturen, keuren de situatie en geven aanwijzingen voor verbetering. En tenslotte moet de werknemer zich akkoord verklaren met een eventuele inspectie aan huis door een preventiemedewerker.

De wet is streng, maar in de praktijk wordt er geschipperd, en kan de OR dus ook wel schipperen. En daarmee naar bevind van zaken handelen. Als veel medewerkers graag thuiswerken, kun je wat soepeler zijn met de regels, als de medewerkers liever naar kantoor willen, kun je de werkgever aan de strengste regels binden. Je moet alleen wel weten wat je doet en je bewust zijn van de effecten. Want er zijn al werkgevers die vanwege deze complicaties straks gewoon van thuiswerk af willen en iedereen weer op kantoor willen hebben.

Overigens kan de OR in alle omstandigheden wel boter bij de vis vragen. Als er thuis wordt gewerkt, en zeker als daar op wordt geanticipeerd door het aantal kantoorwerkplekken te verminderen, dan is het billijk dat de werkgever de kosten die de werknemer in dat kader maakt wel vergoed. Een vergoeding voor het aanschaffen van verstelbare stoelen of beeldschermen, of het verstrekken van natura, ligt voor de hand. En een vergoeding voor de extra verblijfskosten, de thuiswerkvergoeding, doet tussen de € 2,- en €3,- , als je dagkoersen op het internet mag geloven.