De OR en AVG: OR let op uw zaak!

In lang vervlogen tijden wist de vorst dat hij zonder geld geen (Zwitserse-) huursoldaten kon inzetten, en dat hij dan zijn ambities bij moesten stellen. Moderne bestuurders zijn dat besef vaak kwijt. Veel coalitieakkoorden gaan uit van een kleiner budget, met behoud van de uit te voeren taken. Het verschil wordt dan goedgemaakt met soberder, doelgerichter en vooral efficiënter werken. Dat heeft in de afgelopen jaren voor een stelselmatige verhoging van de werkdruk geleid.

Nu de overheid ook nog eens onder een vergrootglas ligt als het gaat om betrouwbaarheid en de menselijke maat, worden er ook nog eens hogere eisen aan de kwaliteit van het werk van de gemeenten gesteld. Een dan is er nog de krappe arbeidsmarkt die ervoor zorgt dat op de meeste afdelingen stelselmatig vacatures openstaan.

De rek is er dus in veel gemeenten wel uit. Reden voor de ondernemingsraden om bij deze coalitie-ronde er op te staan dat de colleges duidelijke keuzes maken. Bezuinigen kan, maar dan ook aangeven welke taken we gaan schrappen. Bezuinigen met de kaasschaaf, of via een miraculeuze efficiencywinst lijkt niet acceptabel.

De digitalisering is natuurlijk een geleidelijk proces. In de afgelopen decennia hebben we papieren dossiers in digitale bestanden zien veranderen, hebben we de verspreiding van smartphones, tablets en laptops meegemaakt, en gezien hoe inlogcodes en toegangspasjes ingevoerd werden. Meer onlangs zijn zaken als digitale personeelsplanning, e-HRM en het werken in de cloud gemeengoed geworden. Al die bewegingen leidden tot nieuwe vormen waarop persoonsgegevens worden verzameld, gelogd en bewerkt.

Maar de afgelopen jaren hebben we een ware digitale spurt beleefd door de pandemie en het gedwongen op afstand werken. In no-time werd software ingevoerd gericht op digitaal vergaderen, het delen van gegevens in de cloud en het delen van agenda’s, workflows, enz. De grote tech-bedrijven als Microsoft en Google hebben onze werkgevers allerlei vormen van de z.g.  bedrijfsportals verkocht.

En dus is het opletten geblazen voor de ondernemingsraad. Er zijn hier twee vragen van belang. De eerste is: wat loggen deze toepassingen als het gaat om tot de persoon te herleiden gegevens? Waar we zijn? Wanneer we in- en uitloggen? Welke websites we bezoeken in werktijd, of misschien ook na werktijd? De mogelijkheden voor deze portals zijn bijna onbegrensd, omdat alle devices van alle medewerkers aan alle data geknoopt worden. Het is natuurlijk niet gezegd dat de werkgever er op uit is de medewerkers zo dicht op de huid te zitten, maar als de mogelijkheden er zijn, dan moeten we voor iedereen transparant regelen wat wel en niet verzameld en gebruikt wordt.  En in veel organisaties ontbreekt dat nog.

Een tweede is: welke persoonsgegevens zijn voor de tech-bedrijven beschikbaar? En wat mogen zij er mee doen? Hier gaat het er dus om welke op de persoon gerichte commercials de medewerkers kunnen verwachten als ze van de bedrijfsportals gebruik maken. Dit ligt vast in de leveranciersovereenkomst. In de praktijk zijn er maar enkele arrangementen waar de werkgever gebruik van kan maken en die komen erop neer dat veel van de data door de tech-bedrijven voor allerlei doeleinden gebuikt kan worden. Misschien is er voor de werkgever dus niet veel keuze, maar hoe dan ook moeten de gemaakte keuzes voor de medewerkers transparant worden. Ze moeten weten waar ze aan toe zijn.

Natuurlijk: de bevoegdheden van de OR staan ter discussie als het om de nieuwe begroting, of een geleidelijke krimp van de organisatie gaat. Juist een kaasschaaf kan het heel goed zonder artikel 25 stellen. En dan is er nog het politiek primaat. Misschien is het dus beter om het debat te zoeken met bestuurder en college, en ze uit te dagen om duidelijk te maken hoe ze de taakstelling willen halen. En door tegenvoorstellen te doen, die de samenhang tussen uit te voeren taken en in te zetten personeel duidelijk maken. En het college uit te dagen om heldere keuzes te maken. Zij zijn immers de bestuurders?

Zoek het debat maar op. En pareer kritiek dat de ondernemingsraad zich met de politieke keuzes bemoeit, door erop te wijzen dat alle keuzes goed zijn, als ze maar eerlijk zijn over de consequenties van die keuzes voor de gemeentelijke dienstverlening.

Daarbij past een op debat gerichte werkstijl, waarbij de ondernemingsraad zich niet zozeer op zijn bevoegdheden richt, maar meer op het de kracht van argumenten in het publieke debat.