Afbeelding voor Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!
Afbeelding voor Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!
Hulp nodig?

Marcel kan je verder helpen op het gebied van advies.

Mede omdat..
  • Maatwerk standaard bij ons is
  • 300+ tevreden klanten
  • Binnen 1 werkdag antwoord
MedezeggenschapOndernemingsraad

Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!

Afbeelding voor Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!

“Wat vind je zelf van je spreektijd?” Deze vraag stelde ik enige jaren geleden aan een zeer ervaren voorzitter van een ondernemingsraad na een observatie van de vergadering. We hebben er jaren nadien nog vaak om gelachen want het was zo’n vraag die wel even bij hem binnenkwam. De vraag stellen was hem beantwoorden: hij was veel meer dan de helft van de vergadering aan het woord geweest. Hij had dat zelf natuurlijk ook gemerkt en haastte zich te verontschuldigen: was niet de bedoeling, hij had zichzelf nog zo voorgenomen deze keer……. Hoe krijg je als voorzitter een levendige ondernemingsraadvergadering? In deze blog reik ik de sleutel tot succes aan.

1. Veiligheid

Het is inmiddels waarschijnlijk dat uw organisatie wordt gehackt. Het gebeurt met grote regelmaat, en af en toe bemachtigen de hackers daarbij gegevens waarmee ze uw werkgever onder druk kunnen zetten. Dat is ook voor de medewerkers niet zonder risico’s. Soms worden er personeelsgegevens bemachtigd, die voor de hackers op twee manieren interessant kunnen zijn.

Ze kunnen dreigen de buitgemaakte gegevens op internet te zetten, zodat alle privacygevoelige gegevens van uw collega’s op straat liggen. En ze kunnen de bestanden door verkopen aan bendes die daarmee allerlei vormen van identiteitsfraude kunnen plegen. Met alle gevolgen van dien voor de medewerker die daardoor getroffen wordt.

Nu kun je stellen dat de kans dat dit gebeurt niet heel groot is, maar het effect voor de betrokken medewerker is wel heel groot. Die kan met grote schulden en dure juridische procedures te maken krijgen. Alle reden om vanuit de OR te kijken hoe de personeelsgegevens beheerd en beveiligd worden. En het risico tot een minimum te beperken.

2. Checks and balances

De AVG schrijft voor hoe de werkgever met privacygevoelige gegevens om moet gaan. Het principe is dat je terughoudend moet zijn met wat je aan gegevens verzamelt, bewaart en bewerkt. Als het niet nodig is, dus ook niet registreren en opslaan.

Een tweede uitgangspunt is dat het voor de betrokkenen duidelijk moet zijn welke gegevens, waarom onder welke condities worden opgeslagen en verwerkt. Om dat waar te maken is het nodig voor iedere registratie een regeling op te stellen, waarin is vastgelegd wie, waarom met welke gegevens aan de slag kan.

Een derde aandachtspunt is de zorgvuldigheid. Is voldoende geborgd dat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens, dat misbruik is uitgesloten en dat voldoende wordt gedaan om kwaadaardige pogingen om toegang te krijgen te voorkomen?

De AVG gaat er vanuit dat de medewerkers van wie we gegevens opslaan hier zicht op hebben en hierbij betrokken worden. In de praktijk is het vaak de OR die dat namens de medewerkers doet. De OR heeft dus een belangrijke rol in de checks and balances. De OR moet toezien op terughoudendheid, transparantie en zorgvuldigheid.

In sommige organisaties is er een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld, die een onafhankelijke rol heeft en ook toeziet op het zorgvuldig bewerken van privacygevoelige gegevens, van klanten en medewerkers. Het is natuurlijk handig om de FG een stevige plek in het netwerk van de OR te geven. Want dat is een expert, die de OR-leden de ins- en outs van de regelgeving kan bijbrengen. En omgekeerd kan de FG kan soms een zetje in de rug gebruiken van een OR.  Want de FG heeft een weliswaar een stevige onafhankelijke positie, maar niet een instrument als het instemmingsrecht.

Afbeelding voor 2. Checks and balances

OR aan de slag!

Er zijn dus drie goede redenen om actief met de privacy van de medewerkers bezig te zijn. Dat kan je doen door te vragen naar de regelingen die er zijn rond de registraties. En als die niet bestaan, erop aan te dringen dat die worden gemaakt. Je kan een discussie starten met de medewerkers over wat zij als billijk, zorgvuldig en veilig ervaren en op grond daarvan wijzigingen in de regelingen voorstellen. Bij nieuwe of gewijzigde regelingen heb je het instemmingsrecht om je inbreng kracht bij te zetten.

Het is handig om een aantal OR-leden zich in de materie te laten verdiepen, zodat je kennis opbouwt over de spelregels, en ervaring opdoet waar je bij het instemming verlenen op letten moet. Die OR-leden kunnen dan ook het netwerk van de OR versterken door medewerkers van IT en HRM die met deze materie bezig zijn regelmatig te spreken. Zo blijf je op de hoogte en krijg je professionele input.

Het is een beetje zoals veel ondernemingsraden nu de arbo-zaken aanpakken.

Over de beveiliging van digitale gegevens is specialistische kennis nodig. Die zal niet in de OR voorhanden zijn. Ook de werkgever zal hiervoor experts inhuren. Vraag dan of je hun adviezen kunt inzien, of huur zelf contra-expertise in. Daarvoor is het belangrijk genoeg.

 

 

Wil je op weg geholpen bij het oppakken van het hele privacyvraagstuk? Aarzel niet om te bellen. En als het helpt komen we graag een keer langs om de situatie in jullie organisatie te bespreken.

Je kunt Nico Siffels benaderen via nsiffels@mede.nl of 06 52736395

Nico Siffels adviseur MEDE

Maak van de voorbereiding een teamverantwoordelijkheid

Ook het team kan iets doen in het veranderen van de dynamiek in de vergadering. Door vooraf helder af te spreken met elkaar wat de voorbereiding van een onderwerp vraagt en eventueel zelfs taken te verdelen, is bij de aanvang van een onderwerp in de vergadering al veel meer te vertellen dan wat uit het brein van de makkelijkste prater in de vergadering te putten is.

 

En heb met elkaar oog voor de (nieuwe) ondernemingsraadleden  die de voorbereiding lastig vinden omdat zij nog weinig kennis en/of ervaring hebben. Door de voorbereiding bijvoorbeeld samen met een ervaren ondernemingsraadslid op te pakken, leren zij de aanpak en kunnen zij het op (korte) termijn zelf oppakken.

En voor je het weet veranderen de werkzaamheden van de voorzitter in de vergadering van het stellen van vragen naar het samenvatten van de levendige discussie. Be carefull what you wish!

 

Annette Tas, coach en trainer bij MEDE

Meer weten? Bel of mail me!

06 – 52 72 75 33   atas@mede.nl

 

Andere gerelateerde blogs:

 

Ondernemingsraden vergaderen

Verkiezing voorzitter met consent

OMIN-syndroom – vergaderziekte

 

Verder lezen:

 

Een goed boek over vergaderen: Ongewoon goed Vergaderen, Door Rob de Haas

Vragen naar aanleiding van onze blogs?

Onze collega Saskia is onder andere verantwoordelijk voor de blogs. Ze beantwoordt graag je vragen!

Mede omdat

onze blogs uitdagen en je laten nadenken

Nieuwsgiering?