Afbeelding voor Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!
Afbeelding voor Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!
Hulp nodig?

Saskia kan je verder helpen op het gebied van advies.

Mede omdat..
  • Maatwerk standaard bij ons is
  • 300+ tevreden klanten
  • Binnen 1 werkdag antwoord
MedezeggenschapOndernemingsraad

Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!

Afbeelding voor Naar een levendige ondernemingsraadvergadering: de sleutel tot succes!

“Wat vind je zelf van je spreektijd?” Deze vraag stelde ik enige jaren geleden aan een zeer ervaren voorzitter van een ondernemingsraad na een observatie van de vergadering. We hebben er jaren nadien nog vaak om gelachen want het was zo’n vraag die wel even bij hem binnenkwam. De vraag stellen was hem beantwoorden: hij was veel meer dan de helft van de vergadering aan het woord geweest. Hij had dat zelf natuurlijk ook gemerkt en haastte zich te verontschuldigen: was niet de bedoeling, hij had zichzelf nog zo voorgenomen deze keer……. Hoe krijg je als voorzitter een levendige ondernemingsraadvergadering? In deze blog reik ik de sleutel tot succes aan.

Kaasschaaf of keuzes

In lang vervlogen tijden wist de vorst dat hij zonder geld geen (Zwitserse-) huursoldaten kon inzetten, en dat hij dan zijn ambities bij moesten stellen. Moderne bestuurders zijn dat besef vaak kwijt. Veel coalitieakkoorden gaan uit van een kleiner budget, met behoud van de uit te voeren taken. Het verschil wordt dan goedgemaakt met soberder, doelgerichter en vooral efficiënter werken. Dat heeft in de afgelopen jaren voor een stelselmatige verhoging van de werkdruk geleid.

Nu de overheid ook nog eens onder een vergrootglas ligt als het gaat om betrouwbaarheid en de menselijke maat, worden er ook nog eens hogere eisen aan de kwaliteit van het werk van de gemeenten gesteld. Een dan is er nog de krappe arbeidsmarkt die ervoor zorgt dat op de meeste afdelingen stelselmatig vacatures openstaan.

De rek is er dus in veel gemeenten wel uit. Reden voor de ondernemingsraden om bij deze coalitie-ronde er op te staan dat de colleges duidelijke keuzes maken. Bezuinigen kan, maar dan ook aangeven welke taken we gaan schrappen. Bezuinigen met de kaasschaaf, of via een miraculeuze efficiencywinst lijkt niet acceptabel.

Transparantie

Zuivere informatie naar College en Raad, dat is essentieel voor een goede beeld- en oordeelsvorming gedurende de coalitie-onderhandeling. Ondanks het feit dat de college-onderhandelingen en de keuzes die daaruit volgen in een programma-akkoord volledig onder ‘Politiek Primaat’ vallen, behoudt de OR ten allen tijde zijn recht op informatie.

Het is dus zaak om hier direct een afspraak met de bestuurder over te maken: de OR ontvangt in een ‘cc’ alle informatie die de onderhandelaars ontvangen. Zo ben je als OR goed op de hoogte gedurende het ping-pongen van informatievragen en informatie leveren aan de onderhandeltafels. Je bent er weliswaar niet bij, maar je weet wel welke informatie verstrekt wordt. Is dit vloeken in de kerk? Dat kan zijn, maar het informatierecht behoud je altijd!

Debat

Natuurlijk: de bevoegdheden van de OR staan ter discussie als het om de nieuwe begroting, of een geleidelijke krimp van de organisatie gaat. Juist een kaasschaaf kan het heel goed zonder artikel 25 stellen. En dan is er nog het politiek primaat. Misschien is het dus beter om het debat te zoeken met bestuurder en college, en ze uit te dagen om duidelijk te maken hoe ze de taakstelling willen halen. En door tegenvoorstellen te doen, die de samenhang tussen uit te voeren taken en in te zetten personeel duidelijk maken. En het college uit te dagen om heldere keuzes te maken. Zij zijn immers de bestuurders?

Zoek het debat maar op. En pareer kritiek dat de ondernemingsraad zich met de politieke keuzes bemoeit, door erop te wijzen dat alle keuzes goed zijn, als ze maar eerlijk zijn over de consequenties van die keuzes voor de gemeentelijke dienstverlening.

Daarbij past een op debat gerichte werkstijl, waarbij de ondernemingsraad zich niet zozeer op zijn bevoegdheden richt, maar meer op het de kracht van argumenten in het publieke debat.

Boekhouding

Ondernemingsraden kennen de organisatie vaak goed. Ze weten hoe de hazen lopen. Met de meest actuele begroting als afzetpunt, kunnen ze heel goed een beredeneerde schatting maken van de vertaling van een bezuiniging, naar een versobering in de dienstverlening die het werkbaar maakt. Het hoeft niet heel nauwkeurig, het gaat er vooral om dat het rechtstreekse verband tussen een krimp in geld en een krimp in ambities leidend wordt in het debat. Laat je niet ontmoedigen door managers die roepen dat je schatting niet klopt: daag ze uit tot betere schatting te komen. Al doende komen ze dan alsnog in het spoor van minder geld = minder dienstverlening.

Schakel collega’s-niet-OR-leden in als je in een domein of op een afdeling onvoldoende thuis bent om zo’n schatting te maken. Beter nog: schakel sowieso niet OR-leden in om het debat breed in de organisatie te voeren.

Bij het presenteren van een nieuw coalitieakkoord en vooral bij de eerste begroting op basis van dat akkoord moet de OR scherp zijn. Op zoek naar sluipende bezuinigingen en die vertalen in concrete keuzes. Wat de OR betreft moet de boekhouding op orde zijn. Krimp in geld staat voor krimp in de gemeentelijke ambities: geen geld, geen Zwitsers!

Nico Siffels adviseur MEDE

Maak van de voorbereiding een teamverantwoordelijkheid

Ook het team kan iets doen in het veranderen van de dynamiek in de vergadering. Door vooraf helder af te spreken met elkaar wat de voorbereiding van een onderwerp vraagt en eventueel zelfs taken te verdelen, is bij de aanvang van een onderwerp in de vergadering al veel meer te vertellen dan wat uit het brein van de makkelijkste prater in de vergadering te putten is.

 

En heb met elkaar oog voor de (nieuwe) ondernemingsraadleden  die de voorbereiding lastig vinden omdat zij nog weinig kennis en/of ervaring hebben. Door de voorbereiding bijvoorbeeld samen met een ervaren ondernemingsraadslid op te pakken, leren zij de aanpak en kunnen zij het op (korte) termijn zelf oppakken.

En voor je het weet veranderen de werkzaamheden van de voorzitter in de vergadering van het stellen van vragen naar het samenvatten van de levendige discussie. Be carefull what you wish!

 

Annette Tas, coach en trainer bij MEDE

Meer weten? Bel of mail me!

06 – 52 72 75 33   atas@mede.nl

 

Andere gerelateerde blogs:

 

Ondernemingsraden vergaderen

Verkiezing voorzitter met consent

OMIN-syndroom – vergaderziekte

 

Verder lezen:

 

Een goed boek over vergaderen: Ongewoon goed Vergaderen, Door Rob de Haas

Vragen naar aanleiding van onze blogs?

Onze collega Saskia is onder andere verantwoordelijk voor de blogs. Ze beantwoordt graag je vragen!

Mede omdat

onze blogs uitdagen en je laten nadenken

Nieuwsgiering?