Investeren in samenwerking betaalt zich dubbel terug

Neem je de tijd, als je voor een grote reorganisatie staat, om de overlegrelatie te verbeteren? Anton en Joep, resp. directeur HR en voormalig voorzitter OR, beantwoorden deze vraag met een volmondig JA! In een periode van een klein jaar hebben zij, samen met Marcel Daems en Annette Tas van MEDE, vormgegeven aan een traject met onder andere een drietal gesprekken dat geleid heeft tot een beter begrip van elkaars positie en gedragingen. En uiteindelijk ook tot een beter proces en uitkomst van het zware adviestraject.  

Recentelijk hebben we met hen hiernaar teruggekeken. Het hele interview is te lezen via deze link. In deze BLOG nemen we je mee langs een aantal belangrijke uitspraken over dit boeiende proces.  

MEDE is ingehuurd door directeur HR en de bestuurder. In een eerste gesprek gaven zij aan dat zij af en toe pijn in hun buik hadden van het overlegpatroon met de OR. Ze geloofden beiden in de meerwaarde van medezeggenschap, maar vonden dat sommige dossiers te lang ‘sleepten’, stoorden zich aan het detailniveau van de vragen, voelden wantrouwen richting directie.  

We spraken aansluitend ook met een vertegenwoordiging vanuit de OR. Zij gaven vanuit hun eigen perspectief aan dat ze worstelden met de overlegstijl uit het verleden, en de terughoudendheid in het verstrekken van informatie. 

Verzoek aan MEDE: begeleid ons (directie en OR), om beter met elkaar te gaan samenwerken. Dat hebben we gedaan met volgens onze gesprekspartners zeer goede resultaten. De onderlinge verbinding is versterkt, er is meer onderling begrip ontstaan, en er zijn patronen doorbroken. Hierdoor is het vertrouwen gegroeid en de samenwerking verbeterd.  

We voerden een drietal gesprekken met een delegatie van de OR, directeur HR en de bestuurder. En vervolgens werkten we ook aan de overdracht aan de complete OR. De gesprekken zijn steeds voorbereid en hadden tot doel om wederzijds begrip te kweken, gevoeligheden op een veilige manier te bespreken en te onderzoeken wat nodig is voor een verbeterde samenwerkingsrelatie.  

Terugkijkend is hier onder andere het volgende over gezegd: “De relatie ontwikkelde zich gedurende de gesprekssessies en we hebben wat we leerden meteen in de praktijk kunnen brengen tijdens de reorganisatie. Uiteraard hebben wij getwijfeld of we dit traject wel moesten starten omdat we die flinke reorganisatie aan onze fiets hadden hangen. Maar het is enorm ondersteunend geweest. Als zo’n proces aanstaande is, en de relatie loopt niet lekker is het juist een reden om zo’n traject met jullie te starten. Want je wilt toch voor organisatie en medewerkers tot een gezamenlijk goed resultaat komen? Dan wil je toch niet dat het strandt op wantrouwen en botte communicatie?” 

“Doordat de goede vragen werden gesteld, en vooral ook door te vragen op onze werkelijke behoeften, werden lastige patronen bespreekbaar. We zagen dat ieders behoeften er konden en mochten zijn en dat er vaak hele integere intenties onder liggen. We hebben begrip gekregen voor ieders rol en de behoeften en verwachtingen die daarbij horen.”

“We hebben gelukkig de tijd genomen om te reflecteren op een moment dat er een enorme tijdsdruk lag. De bestuurder had weinig tijd, maar besefte heel goed dat je in de meest drukke periode je juist moet investeren in reflectie. Dat betekent automatisch: vertragen. Door de vertraging in de sessies wordt snel ruimte gecreëerd om daarna beter met elkaar door te schakelen.” 

“We hebben vertraagd tijdens de sessies, maar het tempo van de reorganisatie zelf is er niet echt uitgehaald. We hebben goed met elkaar kunnen doorpakken.”  

”Je kunt nooit objectief vaststellen of we op een andere manier ons resultaat ook hadden behaald. Maar dit moet je ook niet alleen koppelen aan deze reorganisatie alleen. We hebben ook geïnvesteerd in een betere overlegcultuur voor de langere termijn. De investering heeft zich in die zin dubbel terugbetaald.” 

Natuurlijk zijn wij altijd nieuwsgierig wat onze klanten herkennen van onze bijdrage in het proces. We hebben de vraag gesteld en wij zijn erg blij met het antwoord: dit is precies hoe wij deze trajecten insteken en het is goed om te zien dat dat wordt herkend en gewaardeerd.  

“….wat daarbij ook echt heeft geholpen is dat jullie volstrekt onafhankelijk zijn. We hebben als directie/HR jullie uitgezocht, en jullie hebben ook bij de OR goed over het voetlicht gebracht dat jullie geen partij kiezen. Ik ken wel adviseurs die ingehuurd worden door de directie en doen alsof ze onafhankelijk zijn en vervolgens door subtiele vragen te stellen, toch laten zien aan welke kant ze staan. Dat is dan dodelijk voor het vertrouwen. Jullie hebben samen laten zien dat jullie voor de kwaliteit van samenwerken staan en daar echt volstrekt onafhankelijk in stonden. En dat was, gelet op de situatie waarin we met elkaar zaten, echt goud waard.” 

Nieuwsgierig naar de verdere ervaringen? Lees het complete interview via deze link. 

Vergelijkbare situatie en benieuwd wat wij voor jullie kunnen betekenen? Neem contact op met een van ons. 

Marcel Daems 

Annette Tas