Vernieuwen in een beweeglijke omgeving betekent dat je continu moet schakelen. Vernieuwing van medezeggenschap gebeurt vaak ‘terwijl de winkel open is’. Soms is het een flinke verbouwing, soms tot aan de fundamenten aan toe. Toch wordt er verwacht dat de winkel open blijft. Chaotische taferelen kunnen het gevolg zijn. Stress en nog meer stress, tenzij…..je kunt schakelen.

 

Enthousiasme op vernieuwing

In 2010 werd in Amsterdam de Dienst ICT opgericht. Een groeiende dienst, die voortkwam uit het Servicehuis ICT. Het moest één centrale dienst worden die alle basis-ICT-dienstverlening op zich zou nemen, maar ook de strategische ontwikkeling van ICT voor de hele gemeente Amsterdam. De OR-verkiezingen kwamen eraan en er waren te weinig kandidaten. De nood was even erg hoog. Dus werd bedacht dat de OR het roer radicaal om moest gooien om beter aan te sluiten bij de nieuwe groep medewerkers. Sleutelwoorden kwamen in een brainstorm naar boven: “netwerk”, “projectmatig” en “vernieuwend”. Er ontstond direct enthousiasme. We kunnen én moeten het anders organiseren. En jawel, verkiezingen lukten alsnog! Een flinke groep nieuwe, jonge OR-leden die aangesproken werden door de sleutelbegrippen. Maar…..veel meer lag er nog niet, een idee slechts. Toch was er veel enthousiasme.

 

Nieuw elan, nieuw ontwerp

Direct na de verkiezingen werd de nieuwe werkwijze ontwikkeld in een driedaagse marathonsessie. Hoofd P&O kwam langs om de afstemming goed te maken tussen de OR en de wensen van de organisatie. Zo ontstond een ontwerp van een nieuwe werkwijze met een nieuw proces.

BUSBESBISHet OR-systeem werd ‘opgedeeld’ in een aantal schillen:

BES = BEStuur, zeg maar het oude DB, met een sterke sturing op proces, de BES treedt namens de hele OR op als opdrachtgever naar projectleiders in de….

BIS = BInnenSchil, de projectleiders die opdrachtnemer zijn en concrete onderwerpen onder zich krijgen waarvoor ze een projectgroep oprichten. Zij treden zelf op als projectleider, en zoeken aanvullende mens- en denkkracht bij de….

BUS = BUitenSchil, gewone medewerkers met specifieke inhoudelijke kennis of ervaringskennis, of gewoon interesse/betrokkenheid.

Er werden werkprocessen met werkafspraken uitgewerkt zodat iedereen wist wat hem/haar te doen stond. En zo stond de nieuwe OR klaar voor de vele projecten die er zouden moeten komen in de nieuwe organisatie…..

 

Chaos!

Echter, die nieuwe organisatie was nog niet klaar voor de grote instroom van nieuwe ICT-medewerkers uit de toeleverende diensten. Er liepen meer interimmanagers dan vaste managers rond, en niet elke interim liet het zaakje goed verzorgd achter of liet zich echt aanspreken op zijn managementstijl. En al die beloofde projecten vanuit P&O? Die kwamen maar niet, want P&O was kwantitatief en kwalitatief onderbezet en zette alle zeilen bij om het gewone dagelijkse werk te bolwerken. Gevolg: de OR die zich goed had voorbereid voor projectmatig werken, kwam in een redelijk chaotische omgeving terecht, waarin weinig sprake was van ‘projecten’ die lopen als projecten. En chaos leidt tot de nodige improvisatie, en improvisatie staat circa 180 graden af van projectmatig werken.

 

 Schakelen, schakelen en nog eens schakelen

En de enthousiaste jonge honden die op het projectmatig werken af waren gekomen in de OR? Die leerden, aan de hand van twee zeer ervaren BES-leden dat een goede OR in staat is mee te bewegen met wat speelt. En op zijn tijd ook echt tegengas geeft ten behoeve van de kwaliteit van het proces. Procedures nooit als doel gaan zien, maar als middel. Projecten loslaten als het nodig is om acuut te schakelen naar improvisatie.

De BES (het oude DB), wist uit ervaring dat vernieuwen prima is, maar dat de omgeving waarin je vernieuwt zich zelf vaak niet laat sturen of buigen in de richting die je zelf in wilt slaan. Dat vergt geduld, vertrouwen, focus en continu schakelen tussen wat je wilt bereiken en wat op dat moment speelt. Kansen ruiken en zien en daarop snel aanhaken, maar tegelijkertijd ook kunnen terugschakelen naar oud gedrag als het op dat moment nodig is. Wel blijven geloven in de vernieuwing, eraan blijven sleuren, blijven sleutelen, maar ook gas terug kunnen nemen als het even niet gaat.

Zo konden de jonge honden in de BIS als projectleiders af en toe een project of projectje oppakken in relatieve luwte en rust, samen met BUS-ers, terwijl het ouderwetse handwerk door andere BIS-ers werd opgepakt onder supervisie van de ervaren BES-ers.

Vernieuwen doe je meestal niet in één snelheid en zeker niet in een pure laboratoriumomgeving. Vernieuwen doe je terwijl de winkel altijd open blijft.