Fuserend vernieuwen: BAR-organisatie

Een nieuwe ambtelijke organisatie moest ontstaan uit de fusie van drie bestaande gemeentelijke ambtelijke organisaties van Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Afgekort de BAR-organisatie. Een fusie is geen sinecure. Dat beleefden de OR-en van de drie gemeenten ook. Zeker als het geen echte herindeling wordt. Hoe geef je de samenwerking in de medezeggenschap vorm? En hoe ga je als medezeggenschap verder ná de fusie?

Wat was de vraag aan MEDE?

schemaDe drie OR-en zochten elkaar in een vroeg stadium op. En besloten, nadat duidelijk werd dat de politiek echt zou besluiten tot een ambtelijke fusie, tot de oprichting van een gemeenschappelijke ‘voorbereidingscommissie’. Geen Bijzonder Ondernemingsraad dus. De OR-en behielden alle bevoegdheden. De MC-BAR zoals de voorbereidingscommissie zich noemde, adviseerde de OR-en bij voorgenomen besluiten met een gemeenschappelijk opgesteld conceptadvies.

MEDE is gevraagd om de MC-BAR te begeleiden richting fusie en om daarna ook de nieuwe OR op te starten. Vragen van de MC-BAR waren:

  • ondersteun ons in het proces van samenwerken tussen de drie OR-geledingen binnen de MC-BAR;
  • zorg daarbij ook dat de samenwerking tussen MC-BAR en BGO (Bijzonder Georganiseerd Overleg) goed verloopt;
  • denk strategisch mee daar waar er sprake is van politiek primaat en hoe om te gaan met het feit dat we telkens met drie verschillende bestuurders te maken hebben, die gezamenlijk optreden als WOR-bestuurder;
  • ondersteun ons proces om te komen tot een medezeggenschapsvorm die aansluit bij de gewenste cultuur in de nieuwe organisatie

Wat hebben we gedaan?

Onze adviseur heeft veel aandacht besteed aan de onderlinge samenwerking door rondom de behandeling van complexe adviesaanvragen de MC-BAR én BGO-vertegenwoordiging in gezamenlijke werksessies bij elkaar te roepen.

De adviesaanvragen werden telkens stapsgewijs, gestructureerd via de BOB-methode behandeld. Eerst in goed gemixte groepen alle vragen inventariseren en kijken of er voldoende informatie was om deze zelf te beantwoorden of niet. Vragen werden vervolgens zowel via formeel overleg als informeel netwerken beantwoord door de bestuurders.

In een vervolgsessie werd de informatie verwerkt en vertaald naar discussiepunten. Deze werden ook weer in gemixte groepen besproken en omgezet in adviezen en/of dilemma’s. De adviezen en/of dilemma’s werden plenair besproken en aangescherpt. Aan de drie OR-en werden de resultaten aan het einde van de dag gepresenteerd in drie parallelle sessies. De OR-en konden nog suggesties doen voor verdere aanscherpingen of nuanceringen. De MC-BAR-leden uit de drie OR-en koppelden dit weer terug naar de MC-BAR, zodat dezelfde avond spijkers met koppen kon worden geslagen. De adviseur schreef in de trein onderweg naar huis het advies verder uit, en de volgende ochtend werd eindredactie gedaan door het DB van de MC-BAR en ingebracht in de drie OR-vergaderingen voor een formele afronding. In geen enkel geval heeft dit ertoe geleid dat het advies van de MC-BAR niet is opgevolgd door een of meerdere van de drie OR-en. Na enkele maanden werd de werkwijze meer organisch, en werden werkgroepen ingericht die ook al direct andere OR-leden consulteerden om mee te denken en te werken. De MC-BAR werd een hechte groep met een netwerk van meedenkende OR-leden. Er kwam langzaam maar zeker meer en meer begrip voor elkaars culturen en werkwijzen. De ene bestuurder was krachtig doorpakkend, de andere weer een communicatief sterke verandermanager, en de derde een mensgerichte, goed luisterende bestuurder. Elke stijl had zijn voor- en nadelen, daar moesten de bestuurders onderling aan wennen, maar ook de MC-BAR.

Nieuwe medezeggenschap voor de BAR organisatie?

Terwijl de fusie per 1-1-2014 rond moest zijn, gingen de drie OR-en in mei 2013 voltallig naar Renesse om zich te buigen over de medezeggenschap van de toekomst. Daar lukte het om denkend vanuit de kernwaarden van de nieuwe organisatie (die de MC BAR had omarmd), met inhoudelijke input van MEDE over ontwikkelingen in medezeggenschap, de contouren te schetsen van hoe nieuwe medezeggenschap/participatie eruit moest komen te zien in de nieuwe organisatie. Er werd een projectorganisatie opgetuigd die dit verder zou gaan voorbereiden.

bees-486872_1280En toen…..werd het pas echt druk. Soms zijn ogen groter dan de maag. De MC BAR merkte dat zij zich zou gaan vertillen aan de veelheid aan advies- en instemmingsaanvragen in combinatie met de ambitie om een nieuwe medezeggenschap neer te zetten. In overleg met de adviseur van MEDE is besloten om te temporiseren: wel een aantal uitgangspunten voor moderne medezeggenschap op tafel te houden, maar de precieze invulling toch over te laten aan de nieuwe OR. Zo werd al besloten om niet uit te gaan van een OR van 13 leden, maar terug te gaan naar 9, vanuit het besef dat de nieuwe OR zou pogen de medewerkers zelf meer te betrekken door middel van directe participatie of door te werken volgens een netwerk-OR.

In de overgang werd met hulp van de MEDE-adviseur een BOR opgericht, zodat de MC-BAR in de piekproductie zelf de besluiten kon nemen en niet meer terug hoefden naar de eigen OR.

BAR-medezeggenschap is “verbindende medezeggenschap”

Bij de start van de nieuwe organisatie werd de samenstelling van de OR behoorlijk vernieuwd. Vier leden van de oude OR-en keerden terug, de rest was volstrekt nieuw in de medezeggenschap. Dit was voor de korte termijn een hobbel, maar voor de lange termijn ook een zegen. Niet belast met een voorgeschiedenis, kon beter onderzocht worden hoe de nieuwe medezeggenschap vorm kon krijgen.

network-cables-494654_1280Tijdens een driedaagse heisessie werd een nieuwe missie/visie ontwikkeld, en in twee vervolgsessies verder uitgewerkt. Het was een proces van loslaten, afleren, nieuwe overtuigingen internaliseren en vertrouwen geven. Onderling, maar ook richting de nieuwe organisatie, waar uiteraard nog lang niet alles van een leien dakje verloopt. Vertrouwen houden in elkaar maakte dat er echt beweging is ontstaan. Soms ging het proces twee stappen terug, om vervolgens weer stap voor stap er drie vooruit te gaan.

Succesfactor is de verbinding geweest met het hele MT en de afdeling HR van de nieuwe BAR-organisatie, om te voorkomen dat het een ‘speeltje’ van de OR zou zijn en blijven.

De adviseur van MEDE heeft in dit proces continu meebewogen en op gezette tijden als groepscoach de leden ook geconfronteerd met eerder gemaakte keuzen en de groep uitgedaagd om in plaats van heel veel beren te zien, elke keer terug te grijpen op wat je graag zou willen realiseren en van daaruit te zoeken naar andere wegen/oplossingen.

In 2015 maakt de BAR-organisatie een eerste grote slag door het principe van directe participatie in een aantal ontwikkelingen te integreren, waarbij de OR een andere, meer procesgerichte rol pakt.

Het vergde veel geduld en doorzetten, met name van de voorzitter van de BAR en van de nieuwe OR, Bets van Nugteren, maar er is mét draagvlak binnen de OR gelukt om een goede basis van samenwerking te realiseren met directie, MT en HR. Er is ook echt ruimte ontstaan om het geheel anders te doen: niet meer de WOR als uitgangspunt, maar het creëren van ruimte voor invloed op basis van inbreng, expertise en betrokkenheid van medewerkers.

Wat vindt de klant van het resultaat en de aanpak?

Bets van Nugteren, voorzitter OR:  Een ambtelijke fusie van drie gemeentelijke organisaties: hoe zorg je ervoor dat alle mensen vanuit de diverse medezeggenschapsorganen daarbij betrokken blijven, zonder dat tekort gedaan wordt aan ieders vertrekpunt en verwachtingen? Dit was de opgave waarvoor we met elkaar stonden. Een medezeggenschaporgaan oprichten die aan al deze wensen voldoet is een spannend, vermoeiend, maar vooral leuk en leerzaam proces. Een vaste begeleider vanuit Mede heeft ons het gehele proces begeleid. Door de manier waarop hij zijn kennis aan ons overdroeg is het ons gelukt om een krachtige medezeggenschap neer te zetten, die de besturen heldere en inspirerende adviezen gaf en waarin duidelijke afspraken werden gemaakt. Bij de oprichting van de nieuwe OR heeft hij ons ook de juiste tools aangedragen om te komen tot een innoverende medezeggenschap die past bij deze tijd en nieuwe organisatie. Medezeggenschap is nooit af en wij kiezen ervoor om ons ook in de nieuwe setting door hem te laten begeleiden.