“Wat vind je zelf van je spreektijd?” Deze vraag stelde ik enige jaren geleden aan een zeer ervaren voorzitter van een ondernemingsraad na een observatie van de vergadering. We hebben er jaren nadien nog vaak om gelachen want het was zo’n vraag die wel even bij hem binnenkwam. De vraag stellen was hem beantwoorden: hij was veel meer dan de helft van de vergadering aan het woord geweest. Hij had dat zelf natuurlijk ook gemerkt en haastte zich te verontschuldigen: was niet de bedoeling, hij had zichzelf nog zo voorgenomen deze keer……. Hoe krijg je als voorzitter een levendige ondernemingsraadvergadering? In deze blog reik ik de sleutel tot succes aan.

 

Een lastig patroon

Menig voorzitter van de ondernemingsraad kent deze situatie en zit er regelmatig in. Aan de ene kant zie ik deze voorzitters die allemaal oprecht zijn in hun wens om tijdens de vergadering een levendige dialoog te bevorderen zodat de gedachten, ideeën en meningen van alle ondernemingsraadleden op tafel komen. Met als resultaat dat iedereen aan het einde van de vergadering het gevoel heeft van een gezamenlijke inspanning en een gedragen besluit. Maar keer op keer lukt dat niet.

 

Aan de andere kant zie ik ondernemingsraadleden die worstelen met hun inbreng in de vergadering. De vraag over spreektijd kun je ook aan hen stellen. En ook zij zullen niet tevreden zijn, en hún ontevredenheid gaat over hoe weinig zij zich hebben uitgesproken. Elk serieus ondernemingsraadlid wil graag een bijdrage leveren aan het OR-werk en raakt na enige tijd gedemotiveerd wanneer zij of hij het idee krijgt te weinig input te kunnen leveren. En iedereen weet: hoe langer het duurt hoe hoger de drempel.

 

Zie daar het lastige patroon waarover menigeen zich het hoofd breekt met de vraag: hoe te doorbreken?

PATROON DOORBREKEN

Het doel: betrokken ondernemingsraadleden

Als ik voorzitters of DB-leden spreek die te maken hebben met een zwijgende of weifelende meerderheid, onderzoeken we de vraag hoe we meer leden echt kunnen betrekken in de vergadering. We zijn er van overtuigd dat door toename van de eigen betrokkenheid tijdens de vergadering het OR-werk ook leuker wordt voor het individuele OR-lid en de resultaten van de ondernemingsraad zullen verbeteren. Een besluit waarin iedereen is gehoord en zich heeft uitgesproken is uiteindelijk de kern waar medezeggenschap om draait en waar een ondernemingsraad voor staat.

 

Een onmogelijk advies

“Geef meer ruimte, houd je mond, laat een stilte vallen.” Ik heb het zelf menigmaal geadviseerd en ik hoor het veel-pratende voorzitters zichzelf voornemen. Een aanpak die vaak gedoemd is om te mislukken. Ten eerste houden veel voorzitters het nog geen vergadering vol. Kijk maar naar de voorzitter uit ons voorbeeld: hij had het zich immers nog zo voorgenomen. Kortom: voor de voorzitter een recept voor teleurstelling in zichzelf. En ook ondernemingsraadleden staan soms raar te kijken als er opeens een stilte valt in de vergadering, en vullen deze stilte niet vanzelf op. Zeker niet de ondernemingsraadleden waarvoor de stilte is bedoeld.

Maar wat dan wel?

 

Een sleutel tot succes: de voorbereiding

Enkele weken geleden, tijdens de observatie van een OR-vergadering, werd ik prettig verrast door de inbreng van een ondernemingsraadlid die bekend stond als één van de zwijgers. Ik zag hem voor het eerst sinds een aantal jaren, na een pauze had hij zich opnieuw verkiesbaar gesteld en ook gekozen. En wat hij nu anders deed dan in de eerdere periode was dat hij niet alleen het woord nam, maar dat ook terdege had voorbereid. Hij had over het onderwerp met collega’s gesproken en deelde in de vergadering wat hij had gehoord. En ik hoor van meer ondernemingsraadleden terug dat als ze zich hebben voorbereid dat het dan makkelijker is om het woord te nemen in de vergadering. Die voorbereiding kan onder andere bestaan uit vragen formuleren uit een voorliggende notitie/adviesaanvraag/voorstel, het zoeken van informatie over een onderwerp of het al eerdergenoemde spreken met collega’s.

voorbereiding de sleutel tot succes

Maak van de voorbereiding een teamverantwoordelijkheid

Ook het team kan iets doen in het veranderen van de dynamiek in de vergadering. Door vooraf helder af te spreken met elkaar wat de voorbereiding van een onderwerp vraagt en eventueel zelfs taken te verdelen, is bij de aanvang van een onderwerp in de vergadering al veel meer te vertellen dan wat uit het brein van de makkelijkste prater in de vergadering te putten is.

 

En heb met elkaar oog voor de (nieuwe) ondernemingsraadleden  die de voorbereiding lastig vinden omdat zij nog weinig kennis en/of ervaring hebben. Door de voorbereiding bijvoorbeeld samen met een ervaren ondernemingsraadslid op te pakken, leren zij de aanpak en kunnen zij het op (korte) termijn zelf oppakken.

 

En voor je het weet veranderen de werkzaamheden van de voorzitter in de vergadering van het stellen van vragen naar het samenvatten van de levendige discussie. Be carefull what you wish!

 

Annette Tas, coach en trainer bij MEDE

Meer weten? Bel of mail me!  06 – 52 72 75 33   atas@mede.nl

 

Andere gerelateerde blogs:

Ondernemingsraden vergaderen

Verkiezing voorzitter met consent

OMIN-syndroom – vergaderziekte

Verder lezen:

Een goed boek over vergaderen: Ongewoon goed Vergaderen, Door Rob de Haas