meetings-cartoon-oranjeKent u het ritueel? De vergadering wordt geOpend, eerst komen de Mededelingen aan bod, vervolgens de Ingekomen stukken (zoals het verslag en de actielijst) en tot slot hebben het Napraten via een uitgebreide rondvraag. De inhoud zelf? Oh, daar hadden we te weinig tijd voor! Elke vergadering lijkt te bezwijken aan deze ingesleten paden en diep gewortelde patronen. Ook ondernemingsraden kunnen er wat van. We zetten de zaak even op scherp!

Een psychische aandoening?

Wie laat zich met goed verstand op masochistische wijze kastijden door 2,5 tot 3 uur bij elkaar te gaan zitten en een soms dodelijk saaie agenda door te worstelen die voor 75% uit rituelen bestaat die weinig inhoudelijk toevoegen? Wie staat er op en ontketent de broodnodige revolutie? Je zou bijna denken dat alle deelnemers aan een psychische aandoening lijden. Nee hoor, valt mee, we hebben het gewoon zo ‘geleerd’, en vervolgens houden we ons braaf aan dit polderend ritueel, terwijl de zware rivierklei zich als een dikke laag over ons neer sedimenteert. Er zijn dus verzachtende omstandigheden, maar geen excuus om er toch maar mee door te gaan als u aan het eind van deze blog denkt: verhip, hij heeft gelijk!

Het kan anders

We gooien de knuppel in het hoenderhok en stellen 10 nieuwe geboden op, waarbij we natuurlijk best begrijpen dat een vergadering soms nodig is om met elkaar even stevig te sparren en ook besluiten te nemen.

  1. Mededelingen worden vooraf gedaan via de mail, of via een social medium.
  2. Ingekomen stukken staan gewoon voorafgaand aan de vergadering ergens in te zien, als ze echt belangrijk zijn staan ze inhoudelijk geagendeerd.
  3. Er wordt zoveel mogelijk STAAND vergaderd. Dit vermindert de vergadertijd aanmerkelijk. Mensen met spataderen zijn uiteraard uitgezonderd.
  4. Niemand haalt het in zijn hoofd om tijdens de vergadering pas de envelop (hola, we werken toch hopelijk wel papierloos inmiddels?) te openen, of de map met vergaderbestanden. Eén keer zondigen is een waarschuwing, tweede keer gele kaart, strike three is game over.
  5. Deelnemers die zich niet hebben kunnen voorbereiden op een bepaald agendapunt (ok, een mens is ook maar een mens), melden dat netjes bij het begin en houden hun mond over de inhoud, hooguit helpen ze mee in het overlegproces.
  6. Punten voor de rondvraag worden vooraf gemeld, en net als de mededelingen vooraf ‘afgevangen’ door ze te delen via een goed social medium, zoals bijvoorbeeld Yammer.
  7. In de agenda zijn alle vergaderpunten voorzien van:
    1. Tijdsannotatie
    2. Doel en status (Beeldvormend, Oordeelsvormend, Besluitvormend)
    3. Korte procedure
  8. Alle inhoudelijke agendapunten zijn voorafgaand aan de vergadering goed voorbereid door de leden al dan niet in een werkgroep of projectgroep. Ook hiervoor kunnen moderne middelen ingezet worden, zodat ook tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden: overleggen met camera in een groep met behulp van Skype of Facetime, een online chat.
  9. Verboden zijn linten van e-mails met ‘reply to all’ waarin gepoogd wordt een discussie te voeren. Dit wordt georganiseerd in discussiegroepen op een social medium, real time indien nodig.
  10. Actiepunten schrijft ieder voor zichzelf op, en voert deze ook direct uit conform afspraak en niemand wacht op het (vastgestelde) verslag! Dat verslag is nodig om achteraf te kunnen checken of de actiepunten uitgevoerd.