Co-creatie door dialoog met commitment én resultaat!

Participatie van medewerkers, van de achterban blijkt in de praktijk een lastig ding voor ondernemingsraden. MEDE/VIA ontwikkelde deze succesvolle aanpak. Daarbij hebben we een aantal uitgangspunten en overtuigingen:

  • om als organisatie uit te blinken, benut je de talenten, ideeën, drijfveren van je medewerkers;
  • dat doe je door écht in contact met elkaar te komen, en als management, HR, OR en medewerkers samen te werken aan verbinding, innovatie en verbetering;
  • medewerkers denken graag in oplossingen, werken graag mee om dingen beter te maken;
  • in een dialoog sta je open voor alles: zowel de positieve ideeën als ook de knelpunten, frustraties, de taboes, de ‘shit’.

 

Op basis van deze uitgangspunten is onderstaande aanpak ontwikkeld. Onze klanten zijn positief!

Dialoog op forum

  1. Werkgroep met thema en vraag: we stellen samen met u een werkgroep samen:  OR,  HR en management/directie. Deze kiest een voor organisatie en medewerkers belangrijk thema. Hierbij formuleren we samen één of meer uitnodigende vragen.
  2. Dialoog online: we starten een dialoogforum op een eigen website. De medewerkers ontvangen via hun email een uitnodiging om mee te doen. Dat kan en mag anoniem. Wij moderaten de dialoog, die gebonden is aan spelregels. Wij checken de posts en plaatsen ze daarna. Soms helpen we om een reactie effectiever te formuleren, we bemoeien ons niet met de inhoud zelf. De complete dialoog is voor iedereen die is ingelogd zichtbaar.
  3. Samenvatting online dialoog: we zorgen voor een samenvatting van de dialoog, voor basisgegevens (hoeveel unieke deelnemers , enz.). Deze samenvatting wordt ook op het forum van de DIA geplaatst zodat iedereen deze kan lezen.

 

Doorlooptijd circa 3 weken

Verdiepen in gespreksgroepen

  1. Verdieping: met dezelfde werkgroep (OR, HR, directie) bereiden we de verdiepingsslag voor. We filteren de uitkomsten van de online dialoog naar scherpe vervolgvragen. Deze worden vervolgens uitgewerkt in:
  2. Groepsgesprekken: iedereen die deelnam aan de online dialoog wordt uitgenodigd voor de groepsgesprekken. De ervaring leert dat circa een kwart tot één derde van de deelnemers hierop reageert. De gesprekken worden door ons samen met de werkgroep voorbereid. Op het online platform wordt informatie gegeven over plaats, tijd en werkvragen en de vervolgstappen.
  3. Oogsten: De resultaten worden uitgewerkt door de OR (eventueel samen met een aantal vrijwilligers uit de gespreksgroepenronde) in een initiatiefvoorstel aan de directie, die zich vooraf heeft gecommitteerd om echt iets te doen met de uitkomsten.

 

Doorlooptijd 1 tot 2 weken.

Actie!

  1. OR publiceert zijn initiatiefvoorstel op het DIA-platform (en eigen intranet) en biedt het formeel aan. De OR besteedt daarbij expliciet ook aandacht aan het proces zoals dat heeft geleid tot dit voorstel.
  2. Formeel overleg: OR en directie hebben hierover nog een formeel overleg. Dit is gewenst voor de transparantie in het besluitvormingsproces zichtbaar te houden.
  3. Directie neemt een besluit en geeft daarin aan wat zij overneemt van het initiatief en communiceert via het online platform van DIA en via andere kanalen en start met de uitvoering.

 

Doorlooptijd 1 week.

 

Een volgende cyclus met een ander thema of vervolgthema op de DIA  kan starten. De ervaring leert inmiddels dat 3 tot 4 cycli per jaar prima kunnen.

Log in op de Demo

Neem contact op!

Jaap Zwaan lid directieteam Gemeente Medemblik over de DIA