In zowel de zorg als bij de overheid moet efficiënter gewerkt worden. Gemeenschapsgeld moet  rechtmatig en doelmatig besteed worden. In de bezuinigingswoede die alom heerst wordt ook aan ondernemingsraden een bijdrage gevraagd. Dat leidt soms tot een ambivalente reactie: ja we willen natuurlijk best een bijdrage doen, maar ons werk wordt er niet minder om. Hoe daarmee om te gaan? Kan de OR ook ‘lean’ werken?

leanVerloren tijd

Eerder schreven we al een blog over het OMIN-syndroom: de vergaderziekte waaraan (niet alleen) OR-en en hun bestuurders aan lijden. Jaar-in-jaar-uit ingesleten overlegpratronen waar niemand blij van wordt, maar die niemand ook echt ter discussie stelt of durft te stellen. Die vergaderzucht kost heel veel tijd, en levert soms weinig resultaat op. En niet alleen de OR vergadert zelf, soms heeft de OR ook diverse commissies, compleet met agenda’s en verslaglegging, die ook een eigen vergadercyclus kennen. Alleen het doornemen van verslagen en actielijsten neemt de helft van de vergadertijd in. Verloren tijd. Ook zijn er OR-en die zich lang buigen over een stuk waar ze zelf geen kaas van kunnen maken zonder tijdig een interne of externe deskundige in te schakelen. Verloren tijd. En dan de OR die na druk vergaderen eindelijk tot een advies komt, waarna de achterban nadat zij kennis heeft genomen van het advies, met allerlei kritiek en aanvullingen komt. Verloren tijd.

Het kan en moet anders

Er kan ook worden besloten het roer om te gooien. We geven hiervoor een paar denkrichtingen.

  • Bij de start goed investeren in een krachtige eigen agenda, op basis van wat medewerkers en organisatie echt belangrijk vinden. Daarbij is dus niet de WOR (wat is advies- of instemmingsplichtig) leidend, maar de echte inhoudelijke agenda.
  • Deze agenda omzetten in projecten.
  • Deze projecten ontwikkelen samen met de organisatie/medewerkers. Soms doet de OR actief mee, soms initieert OR, maar laat het verder aan organisatie/medewerkers over: op basis van vertrouwen.
  • OR zet in op de kwaliteit van het overleg in de organisatie, bevordert directe participatie waar dat mogelijk is. Daardoor worden incidenten en gedoe afgevangen op het niveau waar het thuishoort.
  • OR vergadert alleen als er besluiten genomen moeten worden. Afstemming tussendoor vindt plaats op projectniveau tussen DB (cockpit) en projecttrekkers en indien nodig informeel met de bestuurder of andere gemandateerde managers.
  • Afstemming vindt meer in het projectproces zelf plaats met gebruik van social media.
  • Overlegvergaderingen zijn nodig als er echt geëscaleerd moet worden, anders niet.

En zo wordt de OR niet alleen LEAN, maar ook weer lekker MEAN: doelgericht, goed gepositioneerd en acteert met lef en stevig verbonden en geworteld in de organisatie.


 

[1] Lean werken: optimaliseren van werkprocessen, zodat hetzelfde doel/resultaat met zo min mogelijke tussenstappen of mogelijke verstoringen tot stand kan komen. Vergt slim en vooral met open mind kijken naar je meerwaarde en de toegevoegde waarde van je eigen handelingen in het proces.