Betrekken van de achterban blijft een uitdaging voor ondernemingsraden. Er zijn verschillende manieren om de achterban (de medewerkers, de collega’s) te raadplegen en te betrekken. Dit hangt ook samen met de fase waarin een voorstel, idee, of vraag zich ontwikkelt. Ik schets hier drie aanpakken, elk gekoppeld aan een verschillend doel van de medezeggenschap.

 

Drie doelen voor betrekken van de achterban

Grofweg is er een drietal doelen voor de ondernemingsraad om de achterban, de medewerkers te raadplegen of te betrekken:

  1. Checken van een concreet idee, voorstel, advies of instemming.
  2. Naar boven halen wat men belangrijk vindt: gestuurd.
  3. Naar boven halen wat men belangrijk vindt: open.

Ik werk ze hieronder uit met telkens een concrete uitwerking.

 

Checken van een concreet idee, voorstel, advies of instemming

Voorbeeld: de ondernemingsraad heeft een concept-visie, of een conceptadvies in redelijk uitgewerkte vorm. De ondernemingsraad is benieuwd of dit concept voldoende draagvlak heeft.

Hoe kun je dit op interactieve wijze aanpakken?

betrekken achterban

  1. Nodig medewerkers uit voor een bijeenkomst, geef doel helder aan en geef aan waar ze de benodigde stukken/informatie kunnen vinden (of stuur deze mee). Vraag hen zich goed in te lezen.
  2. Bijeenkomst: maak er zo mogelijk een ‘staande’ sessie van met bij voorkeur ‘receptietafels’. Duur: maximaal 45 minuten tot een uur. Mix de medewerkers over de tafels. Ondernemingsraadsleden als ‘facilitators’ worden verdeeld over de tafels.
  3. Korte presentatie (maximaal 10 minuten)
  4. Drie vragen aan de medewerkers:
    • Wat vinden jullie goed (aan het advies/instemming) en waarom?
    • Wat vind je niet goed en waarom?
    • Wat heb je aan suggesties om toe te voegen, aan te scherpen?
  5. De eerste twee vragen worden besproken in de groepjes, en vastgelegd door de facilitator. Medewerkers hebben daarna nog twee dagen de ruimte om in te gaan op de derde vraag via de mail.

De (ambtelijk) secretaris maakt een overzicht dat wordt besproken in de ondernemingsraad. Op grond hiervan wordt een besluit genomen over aanscherping/aanpassing.

 

Gestuurd ophalen wat met belangrijk vindt

De ondernemingsraad is  in een fase waarbij hij over een onderwerp/thema nog veel wil weten van de medewerkers. Vooral benieuwd naar wat hen bezig houdt, hoe met kijkt naar een onderwerp. Dat kan variëren van: een nieuwe missie/visie, tot een onderwerp waar de organisatie nog later gaat komen met een voorstel, zoals een regeling bijzonder belonen.

Variant A: online ophalen [1]

De ondernemingsraad start een online dialoog over dit onderwerp met een paar gerichte vragen. De ondernemingsraad is moderator van deze dialoog, dus kan ook vervolgvragen stellen, waardoor de dialoog steeds meer focust en scherpte krijgt. Zo wordt de dialoog steeds meer getrechterd.  Via het online platform vindt ook de terugkoppeling plaats over wat de ondernemingsraad heeft gedaan met de input.

Variant B: bijeenkomst

De ondernemingsraad nodigt medewerkers uit. Eventuele subthema’s zijn vooraf door de ondernemingsraad benoemd, ook werkvragen zijn vooraf geformuleerd. Medewerkers worden ingedeeld in evenveel groepen als er subthema’s zijn.

De thema’s kunnen rouleren per werkvraag. Daardoor kan elke medewerker met elk thema meedoen. Elke werkvraag krijgt dan 15-20 minuten de tijd.

De resultaten worden per tafel genotuleerd door één van de medewerkers. Ondernemingsraadsleden treden ook hier op als facilitator van het proces. Zij lichten toe als er vragen zijn, maar gaan niet de discussie aan. Dat laten ze vooral gebeuren, en ze vragen open en onbevooroordeeld door als dat nodig is.

 

Open ophalen wat men belangrijk vindt

Het thema is bijvoorbeeld: de nieuwe organisatie. Ook hier schetsen we twee mogelijkheden.

A: De snelle variant: speeddate

betrekken achterban speeddateMedewerkers worden uitgenodigd om in snelle ronden met elkaar te brainstormen over thema’s/onderwerpen/vragen die spelen rond het hoofdthema. Elke date leidt tot twee post-its met daarop de punten/thema’s. Deze worden opgehangen aan de muur. Dit duurt niet langer dan een half uur. Gedurende de dates, zijn twee ondernemingsraadsleden al bezig met het clusteren. Hierna analyseert de ondernemingsraad de resultaten en koppelt deze snel terug (binnen één tot maximaal twee weken).

B: De verdiepte variant: open space

De ondernemingsraad organiseert een bijeenkomst met een zestal flipovers in één grote ruimte. De flipovers zijn leeg. Aan medewerkers wordt gevraagd: welke (hoofd)thema’s of vragen vinden jullie belangrijk voor de nieuwe organisatie? Deze worden verdeeld over de zes flipovers. Vervolgens wordt de vraag gesteld: wie willen zich bij welk onderwerp als eerste aansluiten? Ondernemingsraadsleden verdelen zich als facilitators over de flipovers. Medewerkers mogen van het ene thema schuiven naar het volgende thema, dus zij niet gebonden aan één stek.

Enige voorstructurering kan door vragen in drie ronden te stellen:

  • Welke waarden zijn bij dit thema van belang?
  • Welke knelpunten zien we nu en welke oplossingsrichting zien we?
  • Welke suggesties geven we mee voor het vervolg?

Het betrekken van de achterban een uitdaging voor de ondernemingsraad? Ja, maar een uitdaging die met een beetje organiseren, lef en doorpakken zeer succesvol kan zijn.

 

[1] MEDE heeft hiervoor een tool en aanpak ontwikkeld. DIA – Dialoog In Actie. Onder meer de gemeente Medemblik heeft hier al zeer goede ervaringen mee.